小团队先试用再决定：五个维度把三家比出结论
结论先说：试用期不是比谁功能多，而是把三家压到同一把尺子上——功能层先过三项入场券，剩下的按五个判定维度打分，先否决、再加权、平局看运维。判不出结论的试用，等于又给供应商做了一轮演示。
很多团队试用完还是不知道选谁，问题不在产品，在试用设计：三家各看各的演示，测的都是供应商最顺的那条路，回来只剩一句“都差不多”。功能验收（真文件跑导入、同时改、导出）和付费结构，写在预算不高的小团队，在线协作文档有哪些可选里；本篇不重复它的一周验收清单，只补它没写的：怎么让三家并排放、谁来比、什么时候该停。
可比只需要三条约束，缺一条结论就废掉：
- 同一批文件。从真实资料里挑三份，别用空白文档，也别用供应商的样例。
- 同一批人。同一个人在三家里做同一件事，换人等于换标准。
- 同一张记录表。只记“过”“不过”“待确认”和分数，不记印象分。
再加一条纪律：试用期间不迁移全量历史文件——试用是判断，不是上线。
一、拉谁进来：五个人，三个角色
最容易犯的错是“全员试用”：人人开号、各点两下，最后没人说得清哪项过了。五个人够，但要覆盖三个角色。
| 角色 | 具体是谁 | 负责验证 | 投入 |
|---|---|---|---|
| 拍板人 | 团队负责人 | 否决项与计费口径 | 每天 15 分钟，最后一天打分 |
| 日常使用者 | 每周真要改文档的 2–3 人 | 功能入场券与外部协作 | 每家 1 小时真任务 |
| 管账号的人 | 兼职即可，不必是专职 IT | 权限结构与运维交接 | 每家 40 分钟 |
| 只读的人 | 老板或外部顾问 1 人 | 只读是不是真改不动 | 每家 10 分钟 |
“管账号”最常被漏掉：没有专职 IT 时，他往往是行政；他定的不是功能，而是以后每次入职、离职要搭多少时间。
二、先过功能入场券，再按五个维度比
功能层三项是入场券，任何一家过不了就没有比较的意义：旧文件搬进来批注公式还在、多人改同一份能收敛成一份、导出后本地软件能打开。测法与标准属功能验收，本篇直接用结果。
真正分出高下的是下面五个维度。它们跟功能数量无关，跟以后每天怎么用有关，每个都能当场判“过、不过、待确认”。
| 判定维度 | 怎么测 | 通过线 | 不过时先查 |
|---|---|---|---|
| 1 组织与权限结构 | 按组织、成员、角色、空间和文件各发一次权限，再用测试账号模拟一次离职停用 | 只改得动该动的文件；撤权后链接与已打开的会话按约定失效，角色权限没有放大文件权限 | 权限发到了人，还是发到了链接和整个空间 |
| 2 外部协作 | 给外部顾问一份只读、一份可编辑，再发一次外链并回收 | 外部只看得到该看的那份；回收之后旧链接打不开 | 是分享范围没定，还是文件放错了空间 |
| 3 移动端与现场 | 手机上打开同一份，改一行、看一条批注、投一次屏 | 能改能看、格式没散，不用回电脑重排 | 是版本问题，还是这份文件本来就不该在手机上改 |
| 4 运维交接 | 让“管账号的人”独立走一遍：开一个号、停一个号、查一次操作记录 | 不问供应商就能做完，并写成一页交接说明 | 是不是所有事都默认留给厂商 |
| 5 计费口径 | 按“真改正文的人”“只读的人”“临时外部账号”三个数问清席位口径与第二年跨档 | 三个数怎么算、超一个人怎么加、第二年何时跨档，都写进报价 | 你数的是公司人数，不是席位口径 |
第 1、4 项最容易被跳过：演示当天权限和账号都是配好的，真正的成本在“新人进来要几分钟、老人走了要几天”。第 2、3 项最容易被做成演示，你要的恰恰是脏数据。
三、怎么打分：先否决，再加权，最后看运维
- 先过否决项。文档能不能放厂商云上、导出能不能满足交付、离职后权限能不能收回——三条不过直接出局，不必比分。
- 再按权重打分。五个维度按痛点给权重，不要平均分。改稿冲突最痛的团队，外部协作权重最高；要接外部审计的，组织与权限结构最高。
- 平局看运维。两家分数接近时比“以后谁维护”：账号谁开、权限谁核、出问题谁对接。没有专职 IT 时，这条常比多一个功能更能决定用多久。
同时写清停止条件：某一项连续两次卡在同一处、调整配置后仍无改善，就停掉这家，不必再排第三轮演示。停止也是一次结论。
四、两周怎么排，结束当天做什么
- 第 1 天：定人、定件、定表。五个人到位，三份真文件选好，把五个维度的通过线写在同一页上。
- 第 2–4 天：跑真任务。用当周真要交的那份方案或那张表，别造练习题。每家 1 小时，同批人做同一件事。
- 第 5 天：补测边界。只读身份、离职收回、外部链接回收、手机打开，各 10 分钟。
- 第 6–9 天：跑第二、三家。同表、同人、同文件，记录并排放。
- 第 10 天：打分并决定。当天出结论：选哪家、补测哪一项、还是停。决定拖过一周，试用就变成第二套系统。
决定之后才谈迁移：把文件分成正在改的、只读归档的、不进系统的三类，按目录导入，抽样核对公式、批注和权限；先搬最近三个月还在改的那批。
五、这套方法里，产品该放在什么位置
暂不自建环境的团队，先用 SaaS 形态的石墨文档把五个维度跑一遍最省事：注册后即可用，先验真实文件和使用习惯，再谈换不换形态。
已明确“文档必须放自己机房、要按组织与角色控权”的，再评估石墨办公套件私有部署：文档、表格、演示支持多人实时编辑、评论与版本管理；权限可按组织、成员、角色、空间和文件设置，角色权限决定能不能用管理能力，文件权限决定能对具体文件做什么，两者叠加生效。定价页上免费版 5 个席位、商业版 100 席位起售；试用形式与期限以试用页和方案团队确认为准。私有部署不构成“完全离线”的保证。
形态差别对照产品选型，席位与档位以办公套件私有部署定价页为准。
常见问题
试用要拉多少人一起测？
五个人够用：拍板的负责人、两三个每天真要改文档的人、一个兼管账号的人、一个只读的人。全员试用后反而没人说得清哪项过没过；“管账号”必须有人认领。
试用期最该测哪些场景？
三类：多人同时改同一份方案、把别人发来的 .docx 和 .xlsx 导进来继续用、给只读和外部各开一次访问。这三类覆盖日常大部分摩擦。
试用完怎么迁移数据？
先列清单：正在改的、只读归档的、不进系统的。搬完抽样核对公式、批注和权限。旧系统先别删，留一个只读窗口，确认不再回查再下线。
试用期多长合适？
两周：够跑完一轮真实任务、让三家并排比较，又不至于拖到失去兴趣。能试多久以试用页和方案团队确认为准；窗口再长，也不该拖过三轮演示才决定。
想用真实文件跑一遍这五个维度，可以立即试用，带上记录表和样本文件，一天能跑完第一轮。需要按内网部署、席位和权限一起评估时，可以预约演示。