石墨这些功能,希望你永远用不上,但必要时真能「救命」

最近有几个大新闻:


某知名互联网企业裁员,员工不满,一怒之下把工作文件删光了。文件缺失,无法进行工作交接,业务陷入停滞。


某省国家保密局查处并通报了一批微信泄密案,包括用微信转发涉密文件、用小程序识别涉密文件、用微信群传达涉密文件等。当事人受到政务记过处分,单位在全市被通报批评。


石墨这些功能,希望你永远用不上,但必要时真能「救命」


看到这里,身处管理层的人可能会思考,被删光的文件能恢复吗?怎么恢复?业务何时才能回归正轨?涉密文件是否已泄露?会产生什么隐患?


这些思考都指向一个核心问题——如何才能确保企业组织的文件数据资产安全可控?


8 年间,石墨积累了服务近百万家企业客户的经验,构建了企业文件全生命周期安全管控体系,通过管控、预警、补救、追溯 4 大对策,有效降低文件安全风险,杜绝文件信息泄露。


石墨这些功能,希望你永远用不上,但必要时真能「救命」


01 管控:千人千面,随心所欲

一个很常见的场景:销售数据属于敏感数据,某企业希望只有老板和销售负责人可以查看所有小组的销售数据,各小组只能查看自己组的数据。


传统办公模式下,为了安全管理,相关文件都被分散地保存在各小组负责人手中,老板想看汇总后的文件,需要找小组负责人一个个地去要,非常低效。


石墨的多重权限体系可以很好地解决文件安全性与流通性兼顾的问题。首先,由销售部负责人创建一个「团队空间」,将老板添加为「管理者」,将整个销售部添加为「只读协作者」;然后创建各小组的文件夹,比如华南、华北等。


在华南文件夹中,设置上级目录协作者为「没有权限」(即整个销售部除销售负责人和老板外都无法查看华南文件夹),再单独添加华南组为「只读协作者」,这样就实现了“除了销售负责人、老板和华南组成员之外,其他成员无法查看华南文件夹。”


石墨这些功能,希望你永远用不上,但必要时真能「救命」

▲空间权限设置


如果企业希望在各组文件夹里,只有组长能下载文件,其他成员只能看,不能下载”,可以通过「高级权限设置」取消上级目录的继承关系,也取消其他角色的下载权限,再手动添加各组组长,这样就实现了同一文件夹内的差异化权限配置


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▲高级权限设置


同理,考虑到各种复杂情况,企业还可以像设置查看权限一样给文件设置谁能打印、谁能复制、谁能创建副本等等操作。


颗粒度更细的权限设置,石墨也能支持。以表格的单元格为例,如果企业希望某表格中的部分单元格,全员可查看,但只有销售部门可编辑,那么可以为这些单元格单独设置「锁定权限」,为企业全员添加「仅查看」权限,为销售部添加「可以编辑」权限即可。


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▲锁定单元格


小到一个单元格,大到团队空间,在石墨文档都可以进行精细的权限配置。毫不夸张地说,石墨的权限体系,其灵活度、覆盖面比国内外几乎所有同类产品都要领先。通过组合使用,企业完全可以根据自身业务场景定制安全且灵活的管控体系,在保障安全的前提下使企业知识最大化自由流动。


02 预警:防微杜渐,有备无患

假设某员工在即将离职的时候,下载了一些工作文件带走,因为文件仅储存在员工电脑里,企业不知道该员工短时间内下载了多份文件,也不知道 TA 下载了哪些文件,这就给文件安全埋下了一颗不定时炸弹。


在石墨文档,管理者可以通过「文件安全预警」设置单人单天导出文件数量上限,如果有员工操作触发这个数量,系统会立即发出邮件通知,管理者能及时得知员工的操作动态,并根据文件的信息来迅速判断这位员工的行为是否需要加以制止。


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▲文件安全预警


不仅是对下载这一动作的预警,在「文件安全预警」设置面板中,还可以针对打印、开启文件共享、创建副本等等操作进行预警设置。对涉密业务较多的企业而言,实时预警机制可以帮助企业将文件安全风险控制在最低状态。


后续石墨还将推出风控引擎进行敏感词和异常行为的监控,能够自动判断危险操作,临时停用高危账号,将事故扼杀在摇篮。


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03 补救:亡羊补牢,犹未为晚

以文章开头提到的某互联网企业为例,员工离职时删光了重要文件,如果这些文件被储存在石墨文档企业账号中,管理者可以通过「定位操作人」迅速恢复被删除的文件,最小化文件丢失对业务的不良影响。


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▲恢复文件到自定义位置


如果有员工在离职时没有妥善地交接工作文件,管理者可以直接指派交接人拿到这些文件,避免交接不畅影响接手人后续工作的开展,影响业务平稳过渡。


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▲离职员工账号交接


如果有员工公开了企业内部机密文件,管理者也可以在后台统一管理所有已开启公开链接的文件,修改文件权限,避免文件被无权限人员查看。


在石墨文档,管理者拥有对企业的全部文件的操作权限,就像一只“看不见的手”,执行一系列补救措施,将已发生事故对业务和企业造成的负面影响降到最低。


04 追溯:有据可查,有的放矢

如果机密文件已经被散布到网络,企业要对此事故进行复盘和追责,但文件泄露路径不明,责任人不明,不知从何查起。


在石墨文档,企业可以通过查看「操作日志」,定向查询任意时间段、任意操作者或任意文件的操作记录,包括删除、复制、登录、导出……甚至开启公开链接等操作,然后通过搜索和筛选来还原事故现场和责任人,定位问题,进而做出有针对性的改善措施。


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▲追溯操作日志与编辑历史


为进一步满足中大型企业对文件安全更高级别的需求,除了《企业文件安全管理方案》之外,石墨文档还提供私有部署服务——将石墨全系办公套件与整体服务部署在企业自有服务器,支持公有云,私有云与自有机房,在企业数据自主掌控的前提下,使用石墨办公套件,并支持通过 API 与现有系统打通,让现有系统与石墨办公套件高效链接,大大提升企业的文件安全性,也能满足更多定制化业务场景。


石墨这些功能,希望你永远用不上,但必要时真能「救命」


文件是企业的重要资产,管控和预警,可以防患于未然;补救与追溯,能够让损失减小到最低;私有部署则是从根本上提供的安全保障。8 年间,石墨响应了一个又一个客户的诉求,解决了一起又一起棘手的事件,不断积累经验,才构建起这个日益完备的安全系统,希望能为注重文件安全的企业提供切实可行的保障。




🌟 免费试用——近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

除 SaaS 企业版、企业高级版外,石墨还支持专业的👉系统集成和定制部署👈,已经服务了包括滴滴、新东方、格力、招商局集团、中国地震应急搜救中心等在内的企业组织。

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