企业接入 AI：先选一项工作，再决定新建、升级还是组合
一家公司可能同时有两种情况：跨部门评审方案还在群里传附件，合同审批却已经稳定运行在业务系统中。两处都想用 AI 辅助工作，却未必应该采用同一条改造路径。
先选定一项具体工作，写出哪些必须保留、哪些值得新增、哪些暂缓，再决定新建、升级还是组合。这能把讨论从“全公司换哪套系统”，落到“这项工作下一步究竟改哪里”。以下两个场景均为假设，用于说明决策方法，不是客户案例或已验证的集成方案。
方案评审：先让大家面对同一份文件
假设销售发起一份项目方案，产品和交付团队分别下载、修改、回传，发起人最后合并多个附件。此时让 AI 在每个副本上生成摘要，仍然需要有人确认：它看的是哪一版，建议最后写进了哪里。
这项工作的首要改变，可以是建立共同的方案编辑与评审位置。AI 辅助整理修改意见放在后面验证。现有通知群仍可用于提醒，不必因为增加文档协作就同时更换沟通入口。
- 保留
- 保留现有方案负责人、评审职责与通知渠道。哪些人有权确认方案，仍由业务确定。
- 新增
- 为一个试点团队确定共同编辑的方案文档、版本确认方式和访问范围。先让人工评审完整走通，再测试 AI 能否在约定材料范围内生成待核对的修改建议。
- 暂缓
- 暂缓历史附件全部迁入，也暂缓让 AI 直接改动正式方案。先确认团队愿意在新位置完成一次评审，再扩大改造。
继续的依据：评审结束后，参与者能找到同一份确认稿，修改意见有明确去处，负责人能够说明哪版可以交付。若大家仍绕回附件副本处理意见，先调整协作方式；继续叠加 AI 环节只会让版本判断更复杂。
如果企业希望员工直接使用文档创作、协作与管理空间，可先评估 石墨办公套件私有部署这类完整产品。官网列出的协同编辑、空间管理和权限能力可以作为验证起点；实际组件、部署条件和现有账号体系的连接方式，需要按项目确认。选择了套件，并不意味着某个 Agent 已获得访问文档的授权。
合同审批：先让新增结果留在正式记录之外
再看另一项假设工作：合同已有唯一编号、明确审批人和正式归档位置，员工也习惯从业务系统进入。团队现在希望 AI 协助提取合同中的关键信息，供经办人核对。
这里可以先保留现有入口与正式记录，增加一个可单独验收的辅助环节。试点时使用获准的测试材料，将提取结果作为候选内容交给人确认。它不直接改变审批状态，也不因为成功生成了一段文字就取得归档资格。
- 保留
- 保留合同编号、审批流程和正式归档位置。业务系统继续决定哪份文件属于哪笔业务、谁能批准。
- 新增
- 增加候选结果的核对位置，能够追溯到对应的输入文件和版本。是否还需要在原页面嵌入在线编辑，作为另一个需求单独判断。
- 暂缓
- 暂缓自动回写审批字段、替换正式附件和跨系统同步全部历史记录。先证明候选结果有用，再设计可控的写回范围。
停止扩大的条件：结果无法对应到输入版本、核对人无法区分建议与已批准内容，或接口失败后业务系统仍显示处理成功。出现任一情况，应暂停新增环节的扩展，沿原有人工流程完成这项工作。
如果需求是保留业务入口，同时嵌入文档预览、编辑或协作，可再评估 石墨文档中台私有部署。官网将 SDK 定位为嵌入业务系统的文档能力；身份映射、业务授权、事件处理和失败反馈仍需接入方设计。SDK 不负责替企业决定合同是否通过，也不能据此推断已有可直接使用的 AI 合同处理链路。
两条路径，进入下一阶段的依据不同
方案评审首先验证的是协作位置能否形成共识；合同审批首先验证的是新增候选结果能否被可靠核对。前者可能需要新建一块文档工作空间，后者可能以升级现有系统或组合一个辅助服务起步。这些是对当前任务的判断，不是整家企业永久绑定的路线。
评估时可请实施团队提交一份“任务变更说明”：列出本次保留的工作、实际新增的环节、暂缓的动作，以及谁根据什么证据决定继续。验收材料也应来自一次完整任务，例如方案的确认稿和修改去向，或合同的输入版本、候选结果与人工核对记录。界面演示成功只是其中一部分。
Microsoft 的 Strangler Fig 架构模式介绍了逐步替换旧系统功能的方法：未迁移部分继续运行，新部分验证后再切换，同时需要承担过渡架构的成本。它适用于逐步替换的讨论；若企业计划长期保留多个系统协作，就应单独约定持续维护责任，不能把“暂时组合”当作无需维护的默认状态。
带着一项工作评估石墨方案
选型前，准备一份可用于验证的脱敏材料，说明参与人员、当前工作入口、最终文件由谁确认，以及最希望先改善的一个环节。员工需要直接使用完整文档协作空间时，优先讨论办公套件；已有业务入口、需要补入文档能力时，再讨论 SDK 集成。
可通过 预约石墨演示提交这项具体需求，并要求演示围绕“保留什么、新增什么、何时停止扩大”展开。AI 接入方式、模型调用范围和结果写回，都应作为待验证项目说明，不能由一次文档演示代替验证。
在企业文档中验证
需要在自己的环境中验证时，可先了解私有化部署方案，再确定试用范围与验收要求。