石墨文档远程办公方案,多场景下显示高效便利优势

身处于革新与发展的时代,传统的办公方式影响着企业的工作效率,而且还存在着员工成本居高不下、资源大量浪费等问题,石墨文档所带来的远程办公方案便成为不少企业管理者的选择,石墨文档远程办公方案能够协助企业进行跨部门协作、异地沟通等,在帮助企业高效办公方面体现了更多的优势。


场景1:合作撰稿

员工A是某次推广活动的主要策划人,完成了活动的策划初稿,但另外两名同事B和C也要参与策划,他们将对内容进行一些修改,完成之后发给领导审批修改。

传统方法:在 Word、Excel、PPT 上进行编辑和审阅,有问题时截图画框,然后通过微信、钉钉等即时通讯工具或者更笨重的邮箱写明修改建议,实在说不明白就只能远程电话或者当面沟通。不管是文件编辑人还是审阅人,都需要不停地在编辑工具和沟通软件之间来回切换。编辑与沟通分离,结果就是沟通低效,浪费大量的时间。一份文件,改多个版本,来回发送修改。

高效方法:应用石墨文档远程办公方案,多人参与同一文件的编辑,不存在版本不一致的问题,并且效率更高。

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场景2:信息汇总

规模庞大的制造业厂商,往往面临信息传递滞后的难题。比如车间主任需要每天手工填写车间情况,质量文员需要跑动收集问题件报表,质量主管每单周五查看汇总,质量副总则会在双周一进行工作汇报,厂长则会在工作会议上听取各个副总的汇报,出现问题及时分析,定期调整企业战略。

传统方法:基层忙于收集实地数据,中层疲于汇总数据,高层要的数据看板一直等不来,很难快速作出决策。

高效方法:应用石墨文档,通过扫码实现一键数据搜集,无纸化办公,摆脱繁琐手工帐,实现精细电脑账,方便企业一线员工实时数据汇总。

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场景3:意见反馈

不仅公司的产品部门需要及时接受客户的反馈,完善产品,公司的运营部门也一样需要用户反馈。最了解公司产品的,除了公司内部人员,另一个重要的群体就是用户。用户不光可以反馈他们喜欢产品的地方,也可以提供大量宣传素材。

传统方式:使用调查问卷工具,但是调查问卷都需要后台导出数据,需要专人定期去维护、反馈给运营,中间路径比较长。

高效方法:官方微信跳转石墨表单,并且把运营加入表格协作,表格实时动态更新,运营们共同解决读者反馈的问题


场景4:文件管理

千人千面权限设置:文档是企业的重要资产,通过石墨文档千人千面的权限体系,你可以对不同层级的文件夹、文件,不同岗位的成员独立设置权限,实现文件管理的「和而不同」。在保证信息高效同步共享的同时,也能建立信息边界,保证文件不被无权人员访问。

单元格级权限控制:石墨表格提供了颗粒度精细到单元格的权限管控,通过锁定单元格功能,你可以对任意一个单元格,独立设置编辑、查看、禁止访问等权限,从而避免信息被勿删改或发生数据泄露。

文件集中储存管理:通过石墨文档,能够对企业组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理,从而打破部门与部门之间的信息壁垒,构建企业文档资产管理系统。石墨的团队空间相当于企业网盘,支持所有格式文件的上传下载,以及 Office、PDF、音视频等多种格式文件的在线预览。


场景5:项目管理

现代企业的 OKR (目标和关键事件) 工作方式包括制定目标、追踪进展和工作的回顾。 团队需要一个高效、扁平的协作工具,让工作井井有条,团队成员更具参与感,并能随时保持沟通。

在石墨文档,可以通过一个表格管理好一场活动。一表即包含活动相关的各个环节:整体规划,行动汇总,日期排期等,也包含各个部门的工作任务,负责人和所有参与成员都可以在这个表格中查阅活动最新进展和成果。

任务进度透明化,编辑即汇总,操作便捷,不会徒增不必要的工作量,也不会出现更新不及时影响了整体筹备进度的情况。

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石墨文档远程办公方案帮助企业实现了内容级实时协作,优化了内部员工的协作方式;通过石墨表单、表格搭建的一站式问题反馈系统,节省多渠道沟通成本;石墨协作空间帮助企业实现了更安全、高效的内部资料存储、共享,石墨文档远程办公方案的优势得到众多企业客户的认可。




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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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