协同办公赛道日益拥挤,什么才是企业选型的最佳标准?

近年来,随着国家数字化转型的推进,以及疫情的催化,国内协同办公软件行业蓬勃发展,涌现出了大批协同办公软件,在线文档、企业网盘、视频会议、传统 OA 等令人眼花缭乱。哪款软件更好、如何选择软件,成为了大家面临的新难题。


01 什么是协同办公?

协同办公是指利用计算机和网络向多人提供的软件服务,满足企业员工远程办公、实时协作高效管理的需求,实现及时沟通、数据共享、移动办公等。其核心功能是简化办公流程、整合多种办公场景,具体包括统一通信应用、企业内容管理、企业社交软件、协作平台等。

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02 国内协同办公软件的分布

根据产品体系,提供协同办公软件的厂商大致可分为综合协同办公管理平台和垂直协同办公软件两类,而根据服务模式的不同,也可以分为传统软件厂商和SaaS厂商。下图中列举了国内协同办公产业各细分领域几乎所有的优秀产品,大家可以根据实际使用需要进行比较选择。


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03 企业如何选择协同办公软件?

一.连接、开放、融合和安全是企业协同软件选型的四个维度

当前很多企业都会使用不同的 SaaS 工具和本地软件,尤其大中型企业会同时使用超过十几种工具或软件,且不同部门有各自的使用习惯。当企业达到一定的分布式规模,这些软件的连接性、开放性、融合性和安全性就成为 IT 负责人需要不断地去统一规划和融合,从而形成一体化的办公工具平台,实现账户互通、功能互通、流程互通和数据互通。尤其在协同办公平台规划初期,CIO 就更需要思考当下的软件选型,演绎出未来的融合规划。

二. 中小企业选择 SaaS 平台降低成本, 大企业选择可定制部署融合业务

市面上大部分 SaaS 工具或软件已经能标准化大部分企业的管理流程和信息化需求,这也使得中小企业在数字化转型的门槛和代价都变得非常低,仅支付按用户使用的成本,就能得到简单好用的工具和办公体验,不用考虑软件部署和设备购买,就能即时实现企业上云。

大企业在打造云端协同办公的模式中,需要考虑多个部门的使用习惯,更要考虑现有系统和自身复杂的业务流程,因此,大企业在选型的过程中强调对选购软件的可定制化以及自主可控,同时要实现功能和流程的定制、系统接口的开放、业务数据的安全打通。因此,可定制+可融合业务成为了大企业选型的重点。


04 适合企业的文档协同办公软件

目前国内在线协作文档产品众多,我们应该如何选择呢?专业媒体的评测、广大用户的口碑具有一定参考性。

在线协作文档,谁最受欢迎?36 氪曾向 20 万名职场人发出调研邀约,针对目前市场上的数十款协作办公云文档进行综合评定。在爱用榜 TOP30 榜单中,石墨文档脱颖而出,位居第一名。


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36 氪的文章中写道:“在爱用 TOP30 榜单中,石墨文档脱颖而出,位居第一名。选择石墨文档的用户,有 93.37% 是因为其操作简便,68.07% 是因为其功能强大,54.22% 的用户看重其信息安全度,另外还有 42.77% 是由于石墨文档的普及率因素。可见用户在挑选云文档时,操作简便和功能多样性两大因素是影响其选择的最重要因素。”

石墨文档是中国首款支持多人实时协同的云端 Office 办公软件

作为中国效率办公的基础设施,石墨提供了在线文档、表格、幻灯片、专业文档、表单、思维导图、白板、团队空间(相当于企业网盘)等全套云端办公产品,能够助力个人及企业实现高效协作沟通知识沉淀管理,以及内容安全管控。除 SaaS 版产品外,石墨文档还在国内首推在线协同文档私有化部署,能够满足企业系统集成与更高级别的安全管控需求。

一. 文档高效协作共享

在企业内部,如果你们还在使用传统 Office 办公,肯定正在经历如下的痛苦。办公文件反复通过邮件、微信传输,版本混乱,经常过期失效。数据收集时,需要层层核实汇总,简单的工作总需要浪费大量时间。繁琐低效,成为了办公常态。而使用石墨文档后,情况就会完全不同。

1. 毫秒级同步保存

石墨文档支持内容在几毫秒内完成云端自动保存同步,避免传统办公中因终端崩溃、版本故障造成的内容丢失。


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2. 多人协同编辑

当一份文档需要多人共同编辑、审核、校对时,石墨支持不限数量的企业成员在同一个文档、表格内协同作业,提升了信息在组织内部的流转效率。


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3. 文档内即时沟通

解决了传统办公中沟通过程与文档载体的信息分离、割裂的问题,批示、反馈、意见等均可沉淀在文档内,节省了企业成员沟通耗费的成本。


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4. 文档便捷共享

现代企业的协作不仅局限在企业内,更有大量的协作在企业与外部之间进行,企业文档共享优化了企业内部、企业与外部之间共享资料的方式。


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5. 文档即时搜索

海量文档及存储无序易导致内容查找困难,石墨文档提供即时搜索服务,利用标题或正文内关键词可快速定位文档。


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6. 历史版本记录追溯

解决传统本地编辑中,不同历史版本混乱和存储负担的问题,最新版本与历史数据清晰可查。与此同时,文档表格的编辑历史自动记录,可随时查看与复原。


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经数据测算,企业借助文档协作,每位员工每天至少可节约 1.5 小时,100 人的企业,每年将至少节约近百万元人力成本。

全员高效文档协同,信息加速传输共享。通过石墨文档,企业不但能实现提质、增效、降本,更能在激烈的市场竞争中抢占先机。

二. 文档集中管理

文件存储散乱、查找困难,信息共享低效,存在泄露风险……在企业文件管理中,你是否正在面临以上的困扰?其实通过石墨文档平台,这些难题都能够得到轻松解决。

1.文档集中存储管理

对企业组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理,打破部门与部门之间的信息壁垒,构建企业文档资产管理系统。


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2. 组织架构管理

企业管理后台支持创建组织架构,文档与企业组织架构自适应,企业主可按按照企业管理体系实现文档分权、分级管理。


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3. 千人千面权限配置

企业的文件、人员管理需要「和而不同」。通过千人千面的权限体系,你可以对不同层级的文件夹,不同岗位的成员独立设置权限,实现责任到人,保证文件不被无权人员访问。


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办公文件从分散到集中,权限管控从无序到精细。石墨文档平台能够让企业内部的「文件孤岛」连结成统一、安全的「知识大陆」。

三. 文档安全管控

企业的办公文件中,往往包含大量核心机密。你一定不希望销售数据、技术算法、经营战略这些重要文件被泄密或非法使用,甚至在员工离职时带给竞争对手。

1.内容外泄预防

企业管理员可以设置外部协作者控制,能够对导出、打印、下载、复制等分享行为进行精细管控,能够决定是否开启文件水印……严密的安全设置能够有效预防和降低内容外泄的风险。


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2. 文件异常预警

文件安全预警功能,可以帮助企业实时监控文件异常状态。当短时间内出现大量复制、导出、打印、下载文件等异常行为时,系统就会自动发送邮件提醒企业管理者,从而避免发生企业文件、数据泄露。

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3. 离职员工帐号交接

员工办公文档是企业重要的资产,其中往往包含大量核心机密信息。通过离职员工账号交接功能,企业管理者可以一键禁用离职员工账号并发起文件交接。办公文件员工带不走,文档资产永久归属企业。

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4. 操作日志追溯

操作日志能够对文件删除、导出、打印、权限变更、人员进出等行为进行全方位记录。通过操作日志,企业管理者能够清晰地看到每位成员,每份文件的操作记录,发生信息泄漏时,也能够快速定位追责。

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通过事前预防、事中管控、事后追溯的安全管理体系,石墨文档平台能够真正为企业筑起文件全生命周期的安全管控,保障数据资产的安全可靠。

四. 协同文档私有定制部署

满足个人、企业多样化使用需求,石墨文档提供了个人版、企业版、企业高级版等多种版本,并在国内首推在线协同文档私有化部署,根据业务场景和管理流程,为企业定制专属的协同文档平台,满足企业更高级别的安全需求。

除此此外,石墨文档还提供标准 API 和 SDK,支持与企业微信、钉钉、华为云等多个企业级产品的集成,通过简单开发部署即可把产品套件灵活嵌入企业自有的 OA 或业务系统中,实现办公平台一体化。


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最后,文中提到的锁定单元格、跨表格引用、内容外泄预防、文件安全预警、离职员工帐号交接、操作日志等目前都为企业版专属功能。

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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

除 SaaS 企业版、企业高级版外,石墨还支持专业的👉系统集成和定制部署👈,已经服务了包括滴滴、新东方、格力、招商局集团、中国地震应急搜救中心等在内的企业组织。

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