员工离职后资料怎么收回？账号停用后文件归谁
账号停用只解决“人还能不能进”，不解决“资料归谁”。客户资料和项目文件能不能收回，取决于三件事：文件挂在团队空间、知识库还是个人工作台；他名下还有哪些文件没落进团队空间；对外链接有没有逐条处理。
“收回”不是一个按钮，而是一组动作：止住入口、把归属交给组织、清理对外通道，最后用接手者账号验一遍。以下按序给判断表、清单与判定标准；动作名称与生效范围以在用版本为准。
一、文件归谁，看它挂在哪一层，不看是谁建的
交接纠纷常来自“谁创建的就归谁”这个假设。决定归属的是位置——团队空间里的是部门业务资产，知识库是整理后发布、维护的组织知识；个人工作台里的文件在停用后如何处理，公开资料没写明，只有迁进团队空间才算落进组织。
| 文件位置 | 归属 | 停用后的风险 | 交接动作 |
|---|---|---|---|
| 团队空间 | 部门业务资产 | 接手者看不到目录 | 加入空间并调整角色 |
| 知识库 | 组织知识 | 维护人空缺，内容停更 | 指定新维护人 |
| 个人工作台 | 未公开，需确认 | 接手者不知道有这份文件 | 先盘点，再迁入团队空间 |
| 对外外链 | 独立于账号的通道 | 停用不等于链接失效 | 关闭、收窄或由接手者重发 |
最后一行最易漏：撤回协作权限和让链接失效是两件事，逐条确认记录。
还有一层：角色权限管的是能不能用管理能力，文件权限管的是对具体文件或空间能做什么，两层叠加生效；只移除空间角色，常留下还能编辑的入口。
二、四步顺序：别先删文件，也别先转移再冻结
- 冻结入口。停用账号、移出团队，先止住新的上传、修改与外发。别顺手清空回收站，也别在盘点前删目录——接手者要靠原目录结构找上下文。
- 盘点归属，不盘点数量。按客户、项目、对外交付、内部管理四类列清单，每条写清所在空间、原所有人、接手者和权限；“转交了 30 个文件”不是结论。
- 把归属交给组织，而不是只加协作者。由管理员把该文件或空间交给接手者或部门负责人；是否支持变更所有人、由谁执行，以在用的产品版本为准。只加协作者时授权对象多了一个，归属却没变。
- 收回对外通道，留下证据。逐条处理外链与共享链接并记录结果，把停用、转移、撤回共享的操作记录导出，再用另一个角色验证一次。
第 4 步怎么设用例、留证据，见离职账号停用后的文档交接验收方法；本篇只补一处：对象换成真实的客户目录，不是演示文档。
三、交接清单：交什么，怎么算交到位
| 交接对象 | 具体包括 | 算交到位 | 常见漏项 |
|---|---|---|---|
| 客户资料 | 名单、跟进记录、合同、报价 | 按客户名搜到并继续编辑 | 记录在个人工作台或本地表格 |
| 项目文件 | 立项、方案、进度、验收 | 目录里只有一份被指明的最新版 | 多个“最终版” |
| 对外交付 | 发给外部方的链接与目录 | 每条有去向：关闭、收窄或重发 | 链接仍生效且无人知晓 |
| 协作过程 | 评论、讨论、版本历史 | 随文件保留，看得懂修改原因 | 决策只在聊天记录里 |
| 本地副本 | 已下载文件、个人设备拷贝 | 按设备与资料制度单独处理 | 把停用当成已远程删除 |
判定要写成动作，不写成状态：“能找到”不合格，“能按客户名搜到并打开最近一次跟进记录”才合格。
四、别让资料跟着人走：把归属做在入职时
上面都是补救。更省事的做法是把归属前置，让文件从产生那天起就不挂在个人名下。
- 新项目先建团队空间目录，再开工。立项时定目录、成员和角色；个人工作台只放草稿，不作为交付位置。
- 定稿进知识库，过程留在团队空间。前者偏整理、发布、维护和检索的内容，后者偏业务过程的协作与文件组织；混用就会出现“定稿在某人桌面”。
- 对外交付统一走企业外链并登记。发给哪个外部方、按什么范围共享、由谁批准、由谁复核，记在一处；否则离职时只能靠回忆找链接。
- 把归属写进制度，别等到离职再谈。岗位说明与 IT 规范里写明：客户目录、合同、报价只放团队空间；个人设备不留工作副本；对外分享须登记。
边界：本来就存在员工自己电脑上的文件，不在团队空间能管到的范围里；内网私有部署也一样，只能靠设备管理与制度。
五、验收只改两处：对象换成客户资料，结论写成动作
验收对象是客户资料四类——名单、跟进记录、合同、报价，逐类各走一遍；用例怎么设、证据怎么留，见文档交接的验收方法。
本篇只补一条：表里记“接手者做了什么”，不记“已交接”，一行留五项——交接对象、所在空间、接手者、验证人、遗留问题。
要把权限、外链、水印与审计写进制度，可对照数据安全与合规方案；想看团队空间与知识库怎么划分，可读知识管理能力，再对照石墨办公套件私有部署产品页确认版本与交付方式。带上真实交接清单预约演示，现场过一遍客户目录、外链登记和角色设置。
常见问题
员工离职后他的文档还在吗？
要分三种“在”。团队空间、知识库按空间授权，接手者加入后继续使用，生效范围以在用版本为准；个人工作台要先确认有没有工作文件——公开资料没写停用后怎么处理。所以要分别回答：文件还在不在、接手者能不能找到并编辑、对外链接是否已处理。
离职交接要交哪些文件清单？
至少四类：客户资料、项目文件、对外交付物与仍在生效的链接、协作过程。每条写清所在空间、原所有人、接手者和权限；判定为“接手者能用自己的账号完成一次真实动作”。本地副本另列一行。
交接后，旧同事的评论和版本历史还在吗？
评论、讨论与版本历史是文件上的协作记录，接手者加入空间后可以继续查看，范围以在用版本为准。真正容易丢的是只出现在聊天记录里的决策——清单里单独留一行，把它写回文件。
只把接手者加成协作者，算交接完成吗？
不算。加协作者只是多给一个入口，归属仍在离职者名下，权限继承、提醒和审计仍可能指向已停用账号。应先由管理员把文件或空间的归属交给接手者或部门负责人（是否支持变更所有人以在用版本为准），再收回原账号授权与外部通道。
准备做真实交接的话，把目录结构、外链清单和角色设置带过来，在立即试用里先确认版本与试用范围，再定哪些动作写进制度。