「极致协同」企业搭建统一文档管理平台的10个关键要素

近些年来,企业数字化资产越发受到人们关注,无论是企业基本信息、年度报告等显性知识,还是团队日积月累产生的工作文档、经验实践等隐性知识,对于企业的发展都有着不可或缺的作用。

而大部分知识型、高新型企业也往往十分看重自身的知识与人才建设,越来越多的团队决策层开始意识到:做好数字化资产的归类、整理、复用、流转可以大大提升企业的内在底蕴,从而提升核心竞争力。


01 大部分企业都在关心数字化资产管理的哪些维度?

具体来看,不同企业对于数字化资产管理的需求并不一致,有的企业看重对知识的有序化管理,有的企业看重成员间的信息同步,有的企业则看重对以往素材的高效整合与展示。在为 85 万+企业提供统一文档管理平台搭建咨询服务后,石墨发现,大多数知识型、高科技企业的知识资产管理会聚焦以下 3 个维度:

  1. 工作文件协同,满足日常业务需求

  2. 配合组织架构,提升企业管理效率

  3. 团队知识有效流动,关心后备人才成长

常见的工作文件(文档、表格、幻灯片、PDF 等)协同,是企业数字化资产管理应用最广泛的功能之一,借助云端协作,可以省去本地编辑时间,实时更新。

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当基本的文档协同需求被满足,企业则会更关注组织管理效率提升,借助人员架构与数字化资产管理平台的双向打通,可以帮助企业通过文档、人员权限的精准分放,让组织管理更高效。


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同时,在任何时代,人才永远是企业最为宝贵的重资产,团队成员通过云端数字化资产管理平台沉淀和共享经验实践。通过可协作的结构化文档,将宝贵知识沉淀下来,并在团队中有效流动,大大加快了团队新人的工作熟悉速度。

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大部分企业在经过调研选型后,会选择市面上适合自己的的统一文档管理平台来满足以上需求。


02 怎样的统一文档管理平台可以满足企业需求?

市面上的统一文档管理平台产品层出不穷,企业如何挑选,从而自由共享工作经验和知识?以下是企业管理层在做产品选型时,可以重点考量的 10 大选型标准:

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1.支持 2 天内快速上线,全员轻松上手

首先,企业选型要考虑的一个重要前提就是统一文档管理平台的易用性。平台足够易用,可以让企业从零到一快速搭建起来。同时,方便员工快速上手,一个团队能快速用起来的平台,才能激发员工的主动分享欲,从而帮助到每一个需要帮助的人,而不是流于形式。

石墨文档以多年丰富经验,将统一文档管理平台搭建时间缩短至 2 天内,同时以大众最为熟悉的云端 Office 为基础套件,兼容传统 Office 99%的内容与格式,员工上手轻松快捷。

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2.具有统一文档中台,支持多种文件格式

对于很多企业而言,统一文档管理平台承载的很大功能在于将企业已有素材进行重新分类与存储,从而方便后续团队人员索引与查找。

石墨文档的企业级网盘功能——团队空间支持 Word、Excel、PPT、PDF、图片、音视频等多种格式文件在线上传与实时预览,可以方便内部项目、培训资料完整留存。

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同时借助树状目录结构,可以快速帮助团队成员翻阅网盘文件夹,移动、查看文件内容,并对文件进行协作、分享设置。

3.具备多人、多地、多层级、内外协作能力

统一文档管理平台作为团队智慧、经验共创的重要空间,经常需要内容实时更新,多人、多地、多层级以及企业内外协作。

石墨文档云端 Office,文档即写即存,可多人同时编辑文档、表格等套件,除了能在文件中插入图片、音频、视频和链接以外,还可以把常用的第三方内容关联进来,直接在文档中展示,并保持实时更新。文件修改毫秒级同步响应,方便随时查看编辑历史记录,并支持一键还原任意历史版本。通过链接即可将文件一键分享到微信、短信、钉钉等即时通讯平台。


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协作者可以在文档任意位置发起讨论与沟通,文档或整个统一文档管理平台均可分享给外部协作者、客户或与项目关联。

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4.具有公司和部门级公告板,方便信息即时发布

统一文档平台的一大特点在于空间的统一性,对于经常需要发布重要公告的企业来说,可以借助平台搭建企业公告板,通知实时更新。无需再在钉钉等 IM 工具群发重要通知,而被人们漏看信息。

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统一的信息发布渠道不仅体现了公司管理井然有序,同时也避免了 IM 工具的不正式性,更方便员工随时查看。

5.各部门具有独立空间,同时支持跨部门协作

部门内、外协同的高效性决定了企业整体的协同效率。所以对于每个部门来说,都需要一个专属的协同入口,通过这个入口,部门可以做好人员、文件管理,从而有助于将单一部门入口打造成多部门复合协同入口,方便企业跨部门协作。

石墨文档的文件夹目录树,可以帮助企业自动切分部门,让部门协同井井有条。

6.具有全站文字检索能力,快速定位相关资料

优秀的统一文档管理平台除了要满足基本的云端存写能力,还要拥有强大的搜素能力,从而方便团队成员能够第一时间通过模糊记忆,找到所需要的资料。

石墨文档支持按照文件类型、时间维度、高级选项多种维度,轻松按照文件类型快速定位文件位置。


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7.支持多终端访问,随时随地远程协作

统一文档平台需要满足很强的随时可访问性,从而让团队成员能在需要的时候找到合适的素材。

传统的统一文档平台管理部署在企业本地,这样的弊病在于将人与单一设备强绑定,而借助石墨的统一文档管理平台不仅解决了多设备访问问题,更保证了文档资源的随时可访问性,以及企业文档平台的长期构建。

石墨统一文档管理平台的一体性,让企业资料更加结构化,且易于回溯。

8.全方位安全保护机制,企业信息不外泄

有时,统一文档管理平台会存储很多企业敏感信息,如何保护这些信息不被泄漏,对于企业来说十分重要。

石墨文档可以为企业提供系统、链路、文件、内容全流程安全防护。结合过程留痕和异常监控,构建全面的安全体系,贯穿文档生产到分享全流程,事前-事中-事后对企业数据资产进行全方位的安全保护,同时符合ISO/IEC 27017 安全认证体系。

石墨独有的内容级安全管理,还可以让编辑过程可监控,责任可定位。支持对最小内容单元独立设置操作权限,支持一键还原历史,能够有效避免内容误操作误删除,真正实现了内容级的安全管控,为您的企业统一文档管理平台保驾护航。

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9.可支持私有部署,满足更多定制化需求

对于中大型企业来说,将统一文档管理平台 SaaS 服务部署在本地,会大大提升企业的数据安全性,满足更多定制化业务场景。

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石墨文档,国内首推统一文档管理平台私有部署,可为企业搭建更为强大、安全、可定制化的专属文档平台,将石墨文档全系套件与整体服务部署在企业自有服务器,支持公有云,私有云与自有机房,在企业数据自主掌控的前提下,使用石墨办公套件,并支持通过 API 与现有系统打通,让现有系统与石墨办公套件高效链接,满足企业更高级别安全需求,并以多年技术沉淀与项目实施经验支持企业定制化需求。

10.支持 IM 及 OA 对接,快速同步组织架构

个人级与企业级统一文档管理平台的最大不同在于:企业级统一文档管理平台对文件、人员管理提出了更高的要求。

石墨的企业管理后台支持对接 IM 及 OA 组织架构,文档与企业组织架构自适应,企业主可按照企业管理体系实现文档分权、分级管理。

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文档是企业的重要资产,石墨文档由企业成员使用并归属企业,不会因为人员流动需要频繁更改。任何细微更改都可追溯,编辑过程可监控,通过编辑、导出、查看等多种方式设计,解决企业实际操作中文档的多级权限设置,实现责任到人。

石墨文档对企业组织中大量有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理,打破部门与部门之间的信息壁垒,成功构建了企业文档资产管理系统。


03 免费获取企业级统一文档管理平台搭建服务

当然,为企业搭建合适的统一文档管理平台很难一蹴而就,它需要不断动态规划、调整、推动、检查、归纳,而这里最基础的是要选择一个易用性较强,且能满足人们需求的协同文档平台。

如何为自己的企业从零到一搭建起适用性极强的统一文档管理平台,完成以下测试,即可获得专业的企业文档平台搭建服务。

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