信不信，你每天有1/3的时间都浪费在这里！

早晨醒来，关掉闹钟，迷迷糊糊为自己冲一杯咖啡，另一只手打开微信、钉钉、邮箱，查看所有未回复的消息，大致浏览一遍后开始选择性回复一两封。乘坐公交或地铁去上班的途中还会收到更多的工作消息，回复一些紧急的，把剩下的堆到一天的工作之中。到了办公室，查看了一下工作计划，发现还有更多的新消息等着你去处理……

这样的工作场景你是不是也很熟悉呢？加拿大的一项研究表明，每个人每天会花 1/3 的工作时间在查阅和回复邮件上，如果远程办公，这个比例则会增长至50%。而且，无一例外，这其中30% 的时间都是用来回复那些既不紧急，也不重要的邮件。虽说相较西方国家而言，咱中国人使用邮箱进行工作信息交互的频率弗如远甚，但咱们使用微信等即时通讯工具进行工作的频率却远远高于西方。

这么多消息的堆积让人很难按时完成规定的工作项目，因此也就让工作时间一再延长，变得越来越低效。那么，有没有更好的解决方法呢？

01 养成好的信息处理习惯

如果消息处理是你必不可少的一项工作，通过这几种方式让自己的工作变得轻松且有条理。

1.规范处理流程

收到一条消息阅读之后，对消息中涉及的工作作出判断，如果是在短时间就能完成的工作，就需要你快速行动；如果是需要自己处理且无法在短时间里完成的，可以暂时将工作内容汇总在一个待处理的文档中；如果工作内容需要转交给更合适的人，立即转发给对接人，并抄送给相应的人知悉；这样可以让自己的工作流程更加清晰。

2.分清轻重缓急

如果你正好也是强迫症，总是迫不及待想要让未读消息变成0，习惯在收到消息的下一秒就点击回复，那么你可以先回复紧急信息，将剩下的信息挪到这一天结束的时候集体回复，这样不仅能让精力更加集中，还能保证每天的消息栏处于零红点状态。

3.取关+消息免打扰

一些订阅号、公众号甚至是平台官方推送的信息混杂在消息中，让我们无时无刻不感到头疼。再加上一些二手群、生活群、游戏群、八卦群、粉丝群等群聊的高强度刷屏信息，让人心态炸裂。此时不如来一次断舍离，将一些平时不怎么阅读的、推送频率高的订阅号、公众号取关，并将群聊设置为消息免打扰，避免注意力分散。

02 用石墨文档代替即时通讯工具和邮件

用传统的回复消息方式处理工作时，你会发现一些时间在在收信息，一些时间在发信息，一些时间在下载文件，一些的时间在查找文件不同的版本，一些时间在等待回复……

在石墨文档中，你整个工作流程都可以在一个文档中完成。创建好文档之后，共享给工作对接者，在文档中实时反馈工作进度。

1.避免版本过多

用即时通讯工具和邮件处理工作的过程中，会产生很多版本的附件，容易造成本地文件的版本混乱，查找起来比较困难。石墨文档可以随时修改，对方看到的都是最新版本，且可以随时保存版本，在同一个文档中就能看到各个历史版本。

2.简化审阅步骤

用即时通讯工具或邮件进行沟通和审阅，需要反复发送信息 — IM or 电话沟通 — 修改 — 再发送，审阅步骤比较冗长。在石墨文档中，可以直接对有疑问的部分进行划词评论，简化为编写完成 — 通知 — 评论的步骤。

3.信息高度同步

而在石墨文档中，可以 @ 相应的人或文档，协作成员可以快速收到文档通知、查看文档，在信息和进度方面保持高度同步。

如果消息太多减缓了你的工作节奏，不妨打开石墨文档开启另一种高效的办公方式。

🌟 免费试用——近年来，面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求，石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格，在提高数据处理效率的同时，更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面，石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

除 SaaS 企业版、企业高级版外，石墨还支持专业的👉系统集成和定制部署👈，已经服务了包括滴滴、新东方、格力、招商局集团、中国地震应急搜救中心等在内的企业组织。

如果您有相关使用需求，或者想感受最「顶配版」的云 Office 办公软件，现在点击👉石墨全部高级付费功能免费试用👈，即可立即预约限量免费体验，看看它能够给你带来怎样的惊喜。