「混合办公」成常态,哪款协同办公产品最适合你?

协同办公如潮水,但依疫情频起落。

疫情总会过去,但协同办公的渗透却不可逆,尤其是“混合办公”趋势初显。

此前,携程推出3+2工作模式冲上热搜:从3月起,在线旅游平台携程集团允许其员工在每周三、周五在家远程办公,这在国内引发热议。国外一些头部高科技公司,如亚马逊、谷歌、微软等开始把远程办公常态化、制度化,每周只要求员工来公司几天。

然而,目前国内在线协作文档产品众多,石墨文档、腾讯文档、金山文档,甚至是一些网盘产品都能满足大家最基本的协同编辑需求。

那么选择困难症来了,我们应该使用哪款产品,哪款产品更优秀呢?

其实很难有答案,大家的需求、偏好千差万别,没有所谓最优秀的产品,适合自己的就是最好的。而当我们在做出选择时,专业媒体的评测、用户的口碑也具有一定的参考价值。

在线协作文档,谁最受欢迎?36 氪也曾向 20 万名职场人发出调研邀约,针对目前市场上的数十款协作办公云文档进行综合评定。在爱用榜 TOP30 榜单中,石墨文档脱颖而出,位居第一名。


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36 氪的文章中写道:“在爱用 TOP30 榜单中,石墨文档脱颖而出,位居第一名。选择石墨文档的用户,有 93.37% 是因为其操作简便,68.07% 是因为其功能强大,54.22% 的用户看重其信息安全度,另外还有 42.77% 是由于石墨文档的普及率因素。可见用户在挑选云文档时,操作简便和功能多样性两大因素是影响其选择的最重要因素。”

其实从调研中我们可以看出,一款优秀的在线文档软件应该具备“简便易用”“功能强大”“安全可控”等特质。而且这些特质,在某种程度上也决定了这类产品只是一个简单的在线文档工具,还是一款专业的企业级云端 Office 办公软件。


01 简便易用

在线协作文档产品众多,核心协作功能雷同。在这个基础上,操作更加简便,更具品质感,使用体验更佳的产品将更具竞争力。

在这一点上,石墨文档一直以简洁、安静、不打扰著称,是一款兼具高颜值和使用体验的协同办公软件。


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02 功能强大

功能强大其实有几个层面:一是产品完整度,文档、表格、幻灯片、表单……只有办公产品、办公场景全面上云才能带来效率的整体跃进;二是产品性能,文件的导入导出是否快捷无损,能不能实现 10 万级单元格的流畅编辑,这些都决定了产品的稳定性、可靠性;三是产品的功能丰富度,如果一款在线文档软件的功能覆盖度达不到本地 Office 的 60%,就完全不能称其为一款企业办公软件。

那么我们来看看石墨文档:

1.完整产品矩阵,满足全场景高效办公需求

石墨文档是中国首款支持多人实时协同的云端 Office 办公软件。作为中国效率办公的基础设施,石墨提供了在线文档、表格、幻灯片、专业文档、表单、思维导图、白板、团队空间(相当于企业网盘)等全套云端办公产品,能够助力企业实现高效协作沟通,知识沉淀管理,以及内容安全管控。

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2. 功能强大的在线表格,灵活搭建办公轻应用

石墨表格是目前市面上功能、性能最优异的在线表格产品。支持百万单元格流畅编辑,毫秒级操作响应。支持 6 大类别 400+ 函数公式,不但拥有跨表格引用、锁定单元格等特色功能,还能像 “乐高”一样灵活搭建几乎所有的业务应用系统。

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03 安全可控

在线文档在满足高效协同、信息共享的同时,要能够实现内容数据的安全可控,这一点对于企业来说尤为重要。企业管理需要“和而不同”,需要能够对不同层级的文件夹、文件,不同岗位的员工,实现精细化的权限管控。与此同时,企业也需要强有力的数据安全管控手段,从而防止企业文件、数据泄露。

我们来看看石墨文档的安全管控功能:

1.单元格级权限管理

石墨表格提供了颗粒度精细到单元格的权限管控,通过锁定单元格功能,你可以对任意一个单元格,独立设置编辑、查看、禁止访问等权限,从而避免信息被勿删改或发生数据泄露。

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2.千人千面权限体系

文档是企业的重要资产,通过千人千面的权限体系,你可以对不同层级的文件夹,不同岗位的成员独立设置权限,实现责任到人,保证文件不被无权人员访问。

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3.文件异常预警

文件安全预警功能,可以帮助企业实时监控文件异常状态。当短时间内出现大量复制、导出、打印、下载文件等异常行为时,系统就会自动发送邮件提醒企业管理者,从而避免发生企业文件、数据泄露。

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4.离职员工账号交接

员工办公文档是企业重要的资产,其中往往包含大量核心机密信息。通过离职员工账号交接功能,企业管理者可以一键禁用离职员工账号并发起文件交接。办公文件员工带不走,文档资产永久归属企业。

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5.操作日志追溯

操作日志能够对文件删除、导出、打印、权限变更、人员进出等行为进行全方位记录。通过操作日志,企业管理者能够清晰地看到每位成员,每份文件的操作记录,发生信息泄漏时,也能够快速定位追责。

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通过事前预防、事中管控、事后追溯的安全管理体系,石墨文档平台能够真正为企业筑起文件全生命周期的安全管控,保障数据资产的安全可靠。

始终保持对产品、对用户的敬畏,我们从来不敢说石墨文档是最优秀的在线文档软件,但“认真做办公软件”“做一款世界级的产品”是我们一直的目标和追求。

近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨文档推出了一系列强大功能。比如满足数据安全管控的锁定单元格,比如可实现企业文件留存的离职员工帐号交接,比如可以预防文件被恶意复制、下载、导出的文件安全预警等等。




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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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