班干部亲测:用它收集信息,效率提升10倍

在班委干过的同学应该都知道,班干部可是个费力不讨好的活儿。

作为班干部,无论是班级聚会的信息收集,还是院系要求汇总同学的信息,在人数众多的情况下,往往难以迅速完成。通常的情况是:在邮件或者群里发布收集信息需求,大家在群内回复”接龙“,然后汇总信息。

然而这样的方式其实并不高效,主要体现在两个方面:一是在群里直接搜集信息时,大家的聊天话题容易跑偏,会导致很多人无法看到信息搜集需求并回复;二是如果群里的聊天信息流比较大,汇总整理这些信息会比较麻烦。此外,这种方式还不能避免群内”鸽子“的出现。

催促同学、修改格式、汇总制表、反复确认带来的,可能是烦躁、愤怒的情绪,现在有一种更高效的方式进行信息搜集,那就是使用石墨文档,来一起看看方法吧~


01 建立标准,拒绝混乱格式

每当院系要收集班里同学的信息时,身为班长的佩奇都会非常困扰。因为明明给好了信息排列的标准,大家却还是随心所欲,给她的工作增添了很多麻烦。问她收集信息中最大的烦恼是什么,“大概是给你们统一改名字和格式,然后再一项一项复制进去吧”。

其实在石墨文档,建立好表格后,确定表头,给一个醒目的背景颜色,再举一个例子示范,就可以更快的让大家明白怎么填写。


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02 快速分享,避免重复收集

在传统的收集信息中,分享这个动作一般通过邮件来完成,并且不能同时多人填写一个表格,这也意味着,每一个人的信息都将重复填写进入表格,这个动作在人数较少的时候可能还无所谓,但是当人数太多时,收集信息的人将花费大量的时间进行重复的工作。

在石墨文档中,制作完成表格后,点击“分享”,选择“公开链接分享”,将状态修改为“可以编辑”,这个时候将链接或者二维码发到群里面,其他人就可以非常方便的自己填写自己的信息,最后只需要审核、调整就行了。
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手机客户端也是一样的步骤,分享到群内只需要静静的等待大家的完成~


03 便捷导出,无需修改格式

快速收集表格信息后,只需要点击导出,即可自动下载 Excel 表格,轻松上交给院系。

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看了上面的介绍,相信你已经感受到了用石墨文档搜集信息的高效了。如果你也需要在班级群、工作群等等收集需要的信息的话,不妨用石墨文档试试!




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