《焦点访谈》报道 | 小区被封一个月,他们这样用石墨温暖守“沪”

5 月 14 日,CCTV-1 综合频道《焦点访谈》节目报道了上海某小区的抗疫故事,志愿者郑先生讲述了运用石墨文档来实现小区内代开药品需求的经历。


报道出来后,我们联系上了这位志愿者兼资深用户,他详细分享了如何运用石墨来优化信息收集流程,进而提高志愿者团队的工作效率。


01.

配药小队,初成立遇难题


上海某小区进入封闭管理状态已有一个多月,整个小区共有居民 4000 人左右,每天的生活必需品需求量很大,其中 300 多人有日常用药的需求,他们中 90% 都是老人,如何确保他们及时拿到需要的药品,是社区一直在操心的事。为了解决居民用药问题,社区紧急招募志愿者,成立了配药小队,专门为这些居民服务。


志愿者们每天都在医院和社区各楼层之间奔忙,非常辛苦,而在操作中他们发现,每天的信息收集与整理工作,耗费了大量时间,如果能够更加高效地整合信息,就能够节省时间,让居民及时地拿到药品。


该小区居委会书记兼志愿者表示,仅靠有限的志愿者力量是很难把用药需求收集全面的。而且,收集上来的信息是零散的,药品也分布在各个不同的医院,志愿者们只能通过人工手动进行整理、分类和标记。工作量大,耗时长,一天下来可能最多只能满足十几户居民的用药需求。


02.

石墨加入,快收集速整理


29 岁的郑健玮先生,是一名产品设计师,也是小区内的老住户,小区封闭后,他一直活跃在各个群聊和志愿团队中。了解到配药团队的需求和难点的时候,他就想到可以用在线文档产品来简化流程,让这个工作更加高效。然后他选择了石墨文档,在同样能满足信息高效收集与整理需求的情况下,他认为石墨文档相较而言更“轻”,无需下载 App;使用门槛也更低,对于没有互联网产品使用习惯的居民来说更加好用


针对用药需求,郑先生通过石墨文档创建了一个「代开药品收集」表单,并给配药小队的负责人开放了编辑权限,请他结合前期经验对表单做进一步的优化,保证老年人填写起来没有障碍。然后将表单链接和二维码发布到小区群聊内,告知居民可以通过填写表单来自主、便捷地提交用药需求。


(以下图片均为郑先生提供的真实使用页面)

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由于有用药需求的居民以老人为主,考虑到他们对网络工具可能出现的操作障碍,志愿者们还想到了很多贴心的方法,比如,将表单链接或二维码发送至老人子女或亲属的手机上,由他们代为填写。


郑先生在采访中提到,居民通过石墨表单提交的信息,在表单后台可以自动生成关联表格,表格内容会与表单收集到的信息保持同步更新,这点为志愿团队的收集工作减轻了不少的工作量。同时,他还将表格「一键转换」成了应用表格,在应用表格中创建了多个视图来对整体需求做分类呈现。


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比如,在按照医院分类的「看板视图」中,他根据医院名称、紧急程度这两个维度将药品进行了分组展示,方便药品采购小队直观地了解各个医院的需求量和药品需求的优先级,继而合理分配人力,保障采购的时效性。


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针对具体到每个医院的采购需求,郑先生则创建了「画廊视图」,方便去对应医院的采购人员能够快速核对药品包装,确认采购的准确性。


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按照楼栋分类的「看板视图」,呈现的是该楼栋所有居民的需求提交时间、房间号、药物名称数量和联系方式等信息,方便送药小队对照着去各楼栋配送药品,让药品能更快更准确地送到需要的人手中。整个过程,志愿者们对应用表格的查阅、编辑和分享等操作都是在手机或平板上完成的。


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郑先生还提到,石墨表单是他们在配药初期用到的,在后期,居民所需药品基本明确之后,他们再一次简化了流程,即居民在聊天群内说明需要的药品数量,负责各楼栋的志愿者就打开同一张应用表格,在表格内更新各自负责区域的信息,能多人同时在线编辑这一点也提高了志愿者们录入信息的效率。


在采访中,配药小队的志愿者们表示,用上石墨文档之后,收集和整理信息的速度明显加快了。他们还做了这样一个统计,流程优化后,小区从最初每天只能满足十几户居民的用药需求,提高到现在每天为八十多户居民配药


03.

生活小事,有石墨更容易


除了药品采购这类至关重要的“民生大事”之外,郑先生也通过石墨文档搭建了一个「理发预约系统」,来照顾到大家的“生活小事”。


与实现药品采购的逻辑一样,先通过表单收集有理发需求的居民信息,并在表头展示了预约群入口。待居民提交表单后,后台按每天可接待人数进行排期,再将具体排期以表格的形式公布在群聊内。表格实时更新,群内成员和新加入成员在任意时间打开表格,都能获取到最新的理发时间安排


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除此之外,郑先生还通过石墨文档创建了「社区团购分拣&汇总表」,用以辅助社区团购小程序使用,帮助负责团购志愿者对团购商品进行汇总,并按照不同维度分类。多名志愿者可以同时在表格中对下单数量、商品总价和各楼栋配送数量进行核对。


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在团购方面,还有一张使用应用表格的日历视图创建的「到货日历」,居民可以在日历上清晰地了解到某个商品到货时间,团购商家客服答疑的压力也减轻了。这样一套规范的从下单到配送的团购流程,在尽量满足居民日常生活所需的基础上,也有效地减轻志愿者的工作量。


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众人拾柴火焰高,想必我们对这句话的体会在这个特殊的时期都格外鲜明。在一个封闭的小区里,在志愿者和居民之间,一张张石墨表单和表格建立起人与人的连接,发挥出协作的力量,然后在一次次的连接与协作中传递温暖和友爱。




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