路书 | 一场成功的产品发布会,一次高效的协作之旅

路书科技是国内首家专业服务旅行社和定制机构的 SaaS 平台。旗下产品路书云TOS (Travel Operation System) 是服务专业旅行定制师的行程编辑平台,主要功能是辅助旅行定制师快速高效编辑行程、积累线路方案、创建机构定制经验知识库。

路书团队在去年用两个月的时间调研了数百家旅行社和定制机构,最终决定把产品重心转到服务B端专业用户,让专业的人做专业的事,服务专业的旅行定制师。产品决定开启定制游规模化之路,也就开启了这次的「 路书云TOS 」产品发布会。

▲ 发布会现场图


一. 发布会流程确定

作为本次活动的总负责人,首先需要明确整个发布会的规格、定位以及参与人群。然后确定整个发布会的流程,每一个环节 @ 对应的负责人,然后把时间节点标记出来,各负责人把需要准备的材料以文档链接的形式附在后面,我会根据时间顺序和每位负责人分别沟通,通过协作优化发布会的流程。

根据定好的流程在石墨表格上进行时间节点的细化,以及明确每个环节的参与者和预测需要用的时长,从整体和细节两方面去把控发布会的节奏和流程。


▲最终确定下来的发布会流程


二. 发布会人员分工

一场大规模的发布会就像是一场战役,而战役最重要的就是准备和布局。发布会流程确定下来之后,根据大的环节开始分解和细化流程,主要是活动准备阶段和现场阶段的人员分工。

  • 活动准备阶段分工

比如活动前期需要明确活动物料、嘉宾邀请、场地联系、预热文案的主要负责人,直接在文档中 @ 同事并给出时间节点,具体环节的负责人准备各自的部分,这个分工文档起到了索引的作用,可以随时查看各负责人的准备进度。

前期准备工作中有一个重要的环节就是嘉宾邀请,而且非常依赖于团队成员的协作。负责嘉宾邀请的同事会在新建一个“邀请名单”的文档,然后制定填写规范,团队成员根据邀请的实际情况把信息补充到文档中,负责人随时掌握动态,做到心中有数。

  • 活动现场阶段分工

活动现场从场地搭建、嘉宾签到、嘉宾指引、物料发放到摄影摄像等环节都需要清晰的分工,任何环节遇到问题才能对应到人。传统的分工需要和每个负责人单独沟通,然后根据讨论情况来优化补充,在石墨文档上可以大家一起补充,很快形成最优的版本。


▲ 根据分工准备的主视角物料图


三. 活动结束后

整场发布会结束后,对于市场部门来说最重要的工作就是媒体宣传。我们会把公司介绍文字、logo、活动现场图片等素材放在石墨文档中,以“只读”模式把链接发给所有的媒体朋友,素材可以持续更新和优化,沟通起来非常便捷。

发布会活动从立项、准备、执行到宣传每个环节产生的内容都沉淀在石墨文档中,对于团队的复盘来说非常方便,能快速定位到哪些环节存在问题需要优化,哪些环节值得延展,为后续的活动积累了丰富的经验。

总结:石墨文档助我们打了一场准备充分的战役,整场发布会的准备和执行简化了流程,节约了大量的沟通时间,提高了工作效率,也是每个企业举办线下活动的利器。




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