企业如何做好任务管理？「任务管理三部曲」模板来了
相比时间管理，任务管理往往更让人头痛。因为后者还要涉及团队之间的信息同步、认知对齐、资料共享、进度把控等重要环节。
企业如何做好任务管理？最好使用文字让任务的发布变得清晰准确，避免歧义，任务的结果和过程也应有文字记录。这是因为文字的优势在于可以被回顾，改进和迭代，而模板则是一种很适合文字的任务管理系统。
从任务周期来看，石墨先前发布过的「项目管理模板」针对的是长周期性的大型任务。而在日常工作中，更多的情况是，每天都有很多临时、细碎，且与当前项目无关的任务需要我们完成。
对此，石墨经过长期调研与开发，将「项目管理模板」全面升级为「任务管理三部曲模板组」，覆盖企业工作中常见的三种不同任务管理场景：对于每天的工作安排，灵活的「日清模板」就能解决；临时的阶段性任务则需要一个「任务清单模板」，而大型的日期比较固定的项目，就可以交给「项目管理模板」。
除了任务场景的全面覆盖，升级后的模板组普适性也更强，几个人、几十人到几百人的团队都可使用。
01 团队日清模板，设立每日工作清单，告别低效
借助「日清模板」，团队可以通过晨会安排一天的工作，任务的完成进度和成果可以一目了然。有效解决团队之间任务进度不透明、领导每天回顾团队日完成量不方便等问题，让每个人都清楚自己今天的任务是什么，并且完整的记录下来。
比如说，一个需求的资料和跟进的明细，近一个月的会议明细，或者一个客户的跟进明细，通过模板都可以将这些非结构化的工作进行整理并呈现，这就是「日清模板」的意义。
模板亮点：
- 自动检查任务状态：未完成的任务自动统计数量，并且变色提醒
- 直接展示工作成果：检查成果不再找来找去，工作状态互相监督
- 工作留痕：写周报、日报有据可查，避免想不起自己做过什么
早会时间，打开「日清模板」，首先回顾昨天团队成员的任务完成情况、对工作过程中的疑惑统一解答，然后布置今天的工作；完成任务后，可在「完成」一列打勾，还可在「文档链接」附上完成的文件链接。
使用说明：
「团队日清模板」页面采用了日历的时间轴逻辑，每个团队成员都可以添加当天的工作任务、工作计划、补充和修改过去某一天的任务结论。（对任务完成后的总结和回顾）
在「日清模板」中，会自动高亮显示当天时期，方便人员查看当天任务情况；未完成的任务也会自动标记为红色，以示提醒；当插入新任务时，可直接在左侧添加。
今日事今日毕，借助此模板，有效避免了员工每天工作迷茫的困境。
02 任务清单模板，拆分任务，跟进任务
做好任务管理的核心是：每天都能按时按量完成任务，而有任务就要有清单。
「任务清单模板」可以帮助企业跟踪阶段性任务，以拆分并跟进任务的方法做好任务管理。
模板亮点：
- 任务状态一目了然：自动识别日期，显示任务状态、超时提醒
- 操作简单容易上手：完成任务后打勾，即可自动汇总任务
使用说明：
在「任务清单模板」中，首先列出已拆分的具体任务项，并在「说明」一列中注明任务的交付标准。
之后，设置「计划完成日」，并选择左上角「插入」「日期提醒」，即可开启任务定时提醒功能。
模板还可填写任务负责人，方便明晰责任；当完成一项任务时，可在「完成」一列直接打勾，结束任务。
任务相关文档也可附在「结果/文档」一列，文档作为查缺补漏的重要资料，可以帮助团队传递、更新信息。
在「自动跟踪」一列，会识别「计划完成日」和「定时提醒」的时间，自动生成任务完成状态，模板最上方也会自动展示「未超时」「今日到期」「已超时」「累计完成」任务数量。
按照「任务清单模板」推进长期任务，任务信息丰富，完成度清晰可见，可以营造团队良好的协作环境。
03 项目进度管理模板、项目总看板
当企业遇到更大型的任务或项目时，可以使用「项目进度管理模板」「项目总看板」管理任务/项目进度，保证团队配合，顺利推进任务。
石墨开发的「项目进度管理模板」「项目总看板」，适用于企业在项目启动、计划、实施、控制、收尾、复盘等多阶段使用，项目 Leader 可一览全盘进度，项目成员可实时同步各阶段任务，项目团队可通过管理模板把控进度、定位问题、按时交付。
模板亮点：
- 简单好上手：项目开始，开好一个会、填好两张表，之后全自动
- 任务自动提醒：高效跟进每一个里程碑的时间节点，有效避免延期
- 信息实时同步：各岗位实现透明协作，会议及方案能实时同步共享
- 管理视角看板：一表总览所有项目，各负责人、各方面进度一目了然
「项目进度管理模板」分为「项目看板」「项目进度看板」「项目说明书」「费用报销申报」「项目总结」「会议看板」6 大板块，基本覆盖项目管理所有常见场景。
使用说明：
项目说明书——重要信息全员同步
项目来了，负责人先召集团队开一个启动会，这时，就可以在「项目说明书」填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况，作为重要节点的里程碑计划也可以在会议上一并敲定，从而确定重要任务的时间节点。
「说明书」作为项目的总策划，可以帮助团队同步各种重要信息。
项目进度看板——细化团队任务分工
确定完项目中的重要节点（里程碑）后，就需要围绕它们将每个阶段的任务细化。团队可以将每一个任务目标、说明、开始日、完成日、负责人等信息记录在「项目进度看板」中。
看板上方会显示当前日期、当前任务、进行中任务等实时计数、方便管理者实时知晓进度。
团队成员在设置任务「开始日」「完成日」后，根据实际情况点选不同「完成情况」，任务所在行会自动调整单元格颜色。团队可以通过颜色快速看出任务完成情况。
完成一项任务后，团队成员可将执行情况文档填到「结果文档」一列，方便项目负责人随时查看。
项目负责人还可直接在看板中安排任务、分配执行负责人等。对于整个团队来说，分工清晰。
会议看板——重要会议雁过留痕
一个项目从启动到结束会经历多次会议，保证会议的有效性就是在不断降低项目的时间成本。
在「会议看板」中，项目启动和实施过程中的每一个会议均可记录在此，方便沉淀会议精华，同步团队间解决方案及回顾会议成果。
每次会议的纪要文档链接均可附在看板中，方便项目组成员随时查看详细信息。
项目看板——实时查看最新动态
项目的基本信息和任务安排已在「说明书」和「进度看板」「会议看板」录入完毕。至此，关于项目的所有信息已经可以在「项目看板」中自动展示和更新。
无论是左上角的实时日历，还是右上角的时间进度条、预算比例都可以直观地反应项目推进情况。右下方的任务完成情况，则可以分清今日启动、完结和超时任务，是一种强时间控制的手段。
像常用的项目文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等也可放置在该看板中，方便团队查看，近一周的会议情况也可在看板中间显示。
「项目看板」作为项目管理模板中的总览性看板，方便负责人实时查看项目最新情况及具体事项。
费用报销申报——预算不超，明细不缺
「钱」是项目实施过程中不可马虎的一个环节，无论是个人的消费金额、费用类别、发票类型还是总体的费用统计，都需要清晰明确地记录下来。
「费用报销申报」表可以将项目过程中产生的所有报销费用记录下来，方便后期追踪、核算。
项目总结——复盘，回顾得失
任何一个项目做完之后，复盘都必不可少。只有通过复盘才能知晓此次项目中哪些时间节点最为关键，哪些进度被额外拖延等。
通过「项目总结」，可以帮助团队梳理整个执行过程中遇到的问题与经验，从而优化下次项目的执行。
项目总看板——多个项目，同时跟进
很多情况下，团队会同时推进多个项目，做好「多线作战」，需要一个更加总览性的「项目总看板」。
「总看板」专为决策层设计，可以同时跟进多个项目，总览项目情况，包括任务进度、时间进度、预算进度、进行中任务数、超时任务等。
项目管理者只需将每一个「项目进度管理模板」中的「项目看板」链接复制到「项目总看板」中的「项目链接」一列，即可自动同步所有项目情况。
团队只需掌握以上步骤，即可快速上手「项目进度管理模板」。
04 用户实际体验
在石墨内部，已经有多个部门开始使用「任务管理三部曲模板组」，下面就请商业化运营部讲讲他们的使用体验。
Q：你们选择使用该模板组的原因是什么，它解决了你们工作中的哪些问题？
A：因为对团队友好，并且简单好上手。疫情开始以后，我们尝试了很多任务管理软件，发现不是太碎片化，就是太个人化，我们需要一个上手简单，团队能一起使用的“任务清单”式模板，所以就用了石墨任务管理模板，它确实解决了我们几个大的问题。
它解决了我们团队工作清单缺失的问题，让每天的早会更有效率，让每一天的工作更有成果。
它解决了我们周报月报总是不知道该怎么写的问题，现在工作清清楚楚的在上面，写周报变得非常轻松。
它解决了我们跟其他部门开会的问题，我们可以轻松以各种维度调取跟某个需求或者某个项目相关的信息，自动清洗整理出来，开会可以很清晰的把推进过程展现出来。
Q：你们使用该模板组办公多久了？当时对它的第一印象如何？目前使用的整体体验如何？
A：有快半年了。第一印象是很简单好上手，谁都没遇到什么问题。
目前已经完全形成习惯了，每天的工作任务都在里面，成果也在里面。用到现在，我们已经在“日事清”模板的基础上扩充了很多功能，只要每天的工作写在模板里，就可以任意的根据需求调取内容，进行展现，这个非常实用。
我们每天早上都能很快进入工作状态，不会想不起今天要做哪些事情。甚至已经基本不用加班了，完成的工作却比以前还多。
Q：你们最常用的是其中哪套模板？
A：日事清模板
Q：能否介绍下你们在使用该模板过程中的团队协作流程？
A：我们早会时候聊今天的工作，并且把任务自己写在模板里，然后完成之后打勾，都完成了就可以下班了。因为成果都在里面，互相不需要传文件，下班以后基本不用接消息了。
我们是一个需要大量接其他部门需求的团队，我们在日事清的基础上扩展了团队工作看板，提需求的同学不需要来找我们，只需要填写表单就可以自动进入我们的看板，我们的工作就不会被打断。这种感觉很好，并且结果也可以被筛选出来呈现，特别好，整个工作流程都在里面。
Q：你们是否推荐其他企业也使用该模板进行任务管理？为什么？
A：强烈推荐。因为可以多干活，但少加班。而且周报、月报、开会、找文件，这类原本头痛的事情都神奇的解决了。可以说，这是一套帮助工作内容管理的模板。
另外值得一提的是，可以马上解决问题，当我们需要解决一个新问题，上午发现，下午就能解决；今天发现，明天就能解决，这个真的太棒了。
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