疫情时代效率办公神器：关于在线协作文档你了解多少？
虽然已经对「坐班」这种现代办公方式习以为常，但人类从来没有放弃对效率的追求。尤其随着去年疫情的全球范围爆发，使得在线远程办公成为趋势，这更改变了团队成员之间的协作方式。
其中最大的体现就是在线协作文档产品的火爆，那么到底什么是在线协作文档工具？这类产品和其他普通文档工具有什么区别？它有什么优势和劣势？目前，国内又有哪些值得推荐的在线协作文档App呢？
01 什么是在线协作文档工具？
人们常常提到的「在线文档工具」，其实是电子笔记和office文档类的一个宽泛的统称。
电子笔记类，主要用在做笔记、做摘抄、写心得随笔等轻度的文本编辑场景，这类软件的亮点在于可以将同一个账号里的内容，同步到不同设备中，方便个人多场景多地点使用，也可以将自己记录的内容分享给其他人；另一种是Office文档类（包括Word、Excel、PPT），这种文档适合写论文、做报告、做表格、做幻灯片等更为复杂的文本编辑场景。
而「在线协作文档」就属于office文档的其中一类，它的亮点在于，这类软件可以由多人在线同步实时编辑，并且实时保存的文档，在团队合作中可以极大的提高协作效率，再也不用像之前那样一张表、一个文档传来传去，还容易传丢的情况。
02 在线协作文档的优劣势是什么？
和普通的Word、Excel、PowerPoint相比，在线协作文档有哪些优势和劣势呢？
优势：
- 注册账号登录安全性强
- 多设备兼容可随时随地编辑
- 云存储功能容量大
- 实时保存再也不怕电脑宕机
- 多人协作同步更新修改痕迹
- 一个软件创建多种类型文档
劣势：
因为受限于此类产品发展时间较晚，不像「office三件套」那样历史悠久，更何况通常这类软件是一个产品中兼具多种文档形式，所以在编辑排版、数据处理等功能上并没有很丰富，只能实现一些常用的基本功能，如果需要进行很专业和精细化处理，还需要使用更专业的软件才行。
不过相信很多功能会随着时间的推进，逐步被开发更新的。
除了这个劣势外，这类文档要实现实时保存和多人协作的作用，那就意味着非常依赖于网络，对于一些特殊的无网环境下，它们的优势就会大打折扣，和普通的电子文档无异。很多相关产品的研发人员看到了用户的这个使用痛点，所以也陆续出现无网保存，有网同步等功能的协作文档。当然，内容丢失的风险还是依旧会存在，所以还是建议大家尽量在有网环境下使用。
03 行业领先的企业级云 Office
疫情催化之下，在线协同文档鱼贯而出，然而——
仅有协同就够了吗？
当我们在用办公文档时，我们在用些什么？
轻量简洁的在线文档真的符合中国企业的使用需求吗？
面对用户对于安全、兼容的强烈需求，在线协同文档如何破局？
石墨文档的累计注册用户超过 7500 万，服务了 90 万家企业客户，在与广大企业和用户的深度互动中我们发现，大部分的企业不仅需要将大量本地存量的 Office 文件「云转化」，实现文件的云端集中管理和高效协同共享。与此同时，他们对文件格式的兼容性、产品的性能、使用体验的一致性都有极高的要求。
于是，在去年年底，石墨正式推出在功能、性能、兼容性等方面均处于行业领先的云 Office 三件套——传统文档、表格和幻灯片。
（1）传统文档
在线文档更适用于对排版和格式没有严格要求的场景，比如用来做笔记、会议纪要、团队周报、产品 PRD、调查问卷等，但当需要做合同、标书、公文或财务报表等格式要求严格的文件时，我们会发现，目前市面上大部分的在线文档产品，其实都无法很好地满足这一需求。
随着石墨「云 Office 」套件的正式发布，多人实时协同与严格格式规范之间的矛盾终于得以消解。
石墨的「传统文档」在支持多人协同的基础上，深度兼容了微软 Word、WPS 的格式，比如 Word 的分页、分栏、页眉、页脚、脚注、尾注、修订、文字表、图片、形状等等。并且石墨的「传统文档」性能强劲，支持超大文字量文档的流畅打开与使用。
（2）表格
使用常规的在线表格时，你可能会遇到这些困扰——数据多，页面卡顿严重；函数公式太少不够用；表格汇总后不能自动更新……对石墨表格来说，这些都不是问题。
石墨表格覆盖了 Excel 99% 的公式，包括 6 大函数类别，400+ 公式，并且在国内率先推出了 XLOOKUP、XMATCH 函数。不仅可以满足重度 Excel 用户做专业报表和数据分析的需求，更能帮助企业将大量存量的 Excel 文件无损地迁移到云端。
目前，石墨表格在性能方面也处于行业绝对的领先地位，已经能够支持百万级单元格、集团型企业地流畅使用，并且性能还在稳步提升。
锁定功能：用户可以为每一张工作表、甚至每一个单元格独立设置可编辑、仅查看、禁止查看 3 种权限。精细的权限设置，帮助企业进行资产级的内容安全管控。
独立视图功能：支持独立操作且不影响其他协作者的表格界面，还能规避因筛选导致其他协作者误以为数据丢失等情况，助力企业实现多人协同互不干扰的理想办公状态。
日期提醒功能：可针对节点设置倒计时提醒、到期提醒或逾期提醒，也可自定义接收提醒者和通知文字。某上市企业的 IT 负责人曾表示，石墨表格满足了他们强时间节点的协同需求，为团队工作提供了有力抓手。
目前，石墨表格是市面上唯一支持多表合并数据自动更新、切片器+图表制作 dashboard 的产品。基于此，企业可以通过石墨表格灵活搭建各类办公轻应用，不管是简单的任务管理、项目管理，还是较复杂的客户管理、进销存管理、人事管理、财务管理，表格都能提供专属的轻应用解决方案。
（3）幻灯片
石墨幻灯片高度兼容 Office PowerPoint，支持添加柱状图、饼图、折线图等 28 种图表类型。
如果你在日常工作中经常使用 PPT 来展示图表，那么你会需要石墨幻灯片的「一键更新 PPT 图表」功能。
当源表格的数据更新后，插入幻灯片中的图表也可以一键更新。这是石墨幻灯片在数据处理、分析和可视化的表达，也是产品之间互联互通的体现。
与此同时，我们还在幻灯片中预设了多套石墨风格的主题、样式来传递石墨美学，提供全套的字体、配色、版式布局，可一键切换，让用户可以更专注于内容本身，美化交给石墨。
石墨「云 Office」拓宽了在线文档的边界，逐渐向全场景协同办公发展。如果你还在为缺少一个可靠安全、高效便捷、功能强大的在线办公软件而发愁，不妨试试惊喜满满的石墨！
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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格，在提高数据处理效率的同时，更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面，石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。
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