7 个文档小技巧,轻松提升 80% 工作效率
在可以预见的未来,企业办公向云端转换是不可逆的趋势。越来越多的企业开始重视办公效率和协同,如何提升团队整体协作效率,企业都需要寻找更创新的工具去为团队服务。
因此,云端 Office 的新时代办公方式,就成为企业增速提效的最佳选择。如今,在线协同文档已经走进大众视野,我们如何掌握它的妙处,更高效地完成工作呢?
今天我们就来盘点一下石墨文档几个好用的功能,涵盖目录设置、划词评论、「@」功能、历史记录、文档翻译、插入及智能排版等功能亮点,希望能为你提供便利!
01 目录设置,一键跳转
我们在撰写方案时,内容过多导致想要找到某一部分的内容会比较费力,记不清所在位置的情况下需要将文档从头再查找一遍,这反复查找的过程十分影响工作效率。
石墨文档「目录」设置可以区分内容板块,各层级一目了然。多层级的目录使创作逻辑更清晰,通过设置小标题可以便捷地新建、修改或隐藏目录,点击目录可以快速跳转到对应的文档内容,在内容繁多的情况下可以快速找到要修改的部分。
02 智能排版,一键美化排版效果
完成一份文件时,常常伴随一个头疼的问题,中英文之间如何加空格?全角、半角符号如何运用?一系列排版难题呼之欲出。
当需要规范文档排版,美化排版效果,提升阅读体验时,「排版优化」功能可以大显神通。点击工具栏「智能工具」菜单中的「排版优化」按钮,半角、全角自动转换,并在中、英文及数字之间自动增减空格,一个标准且规范的文档格式靠它就可以自动优化完成。
03 划词评论,沟通畅通无阻
我们在完成一项工作时,需要反复确认文件内容,最常见的方式是在文档中将核心内容截图并圈出重点,再切换到沟通软件中进行讨论,针对一项内容有时需要反复几轮操作才能确认,十分浪费时间。
「划词评论」可以选定文档某部分内容,并在评论中提醒他人查看,也可以针对整篇文档进行评论,从此告别 Email+IM 的低效沟通!讨论过程也会在文档中被完整记录下来,为复盘提供依据。
04「@」功能,打通信息孤岛
我们在拟定一份活动方案或项目安排时,通常需要关联多个附件,常见的方式是将多个文件汇总到一个文件夹内,根据不同的需求查阅不同的文档,同时打开多个文档与总方案一一对照。在做工作安排时,相关负责人阅读完整个文档后需要找到自己负责的部分,复杂的操作路径使得在内容对照和任务安排环节上耗时较长。
「@」功能打通时间提醒、人、文件之间的壁垒,通过「@」可以将内容与人进行关联,任务分工更快捷,还可以设置时间节点,满足多场景下的智能办公需求。
05 历史记录,完整还原
在创作过程中,编写并修改内容过后,觉得还是最初的版本更好?或者在操作过程中误删了重要内容,该如何找回过程文件呢?
「历史记录」功能可以查看当前文档的所有历史操作记录,还可以还原内容到对应历史片段。无论是误操作还是找回之前版本内容,都可以利用该功能实时还原。
除此之外,石墨文档还支持为当前文档保存不同的版本,方便后续版本查找和还原,免去了本地文件版本太多不方便管理的问题。
06 文档翻译,突破语言障碍
我们在编写文档时,遇到不认识的英文内容,或需要将中文内容翻译为英文时,往往需要借助第三方翻译工具,将要翻译的内容复制到工具中,再将翻译结果粘贴到文档里,来回切换的过程降低了工作效率。
「文档翻译」功能可以快速识别内容并进行翻译,支持选取部分内容和翻译整个文档两种,方便不同工作场景的翻译需要。
07 插入元素,为内容添彩
图文并茂的内容阅读体验更佳,朴素的文字需要各类元素来装饰,例如在撰写一个活动方案时可以附上地图,以便相关人员直接导航到指定地点;在描述一个效果时,插入图片显得整个方案更立体和直观。
「插入」功能支持多元化的插入元素,涵盖丰富的富文本内容,如网络图片、表格、超链接、代码块、日期、媒体、位置、附件等,可以覆盖大多使用场景。
在石墨,畅想高效办公每一天。多款人性化的设计和完备的功能为企业快速发展保驾护航。
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