企业文档管理混乱?试试石墨文档企业安全管理系统吧!

现代信息技术不断进步,大数据技术和云计算技术都已经"强强联合",日趋膨胀的文档该怎么管理已变为企业必须要彻底解决的关键难题。接下来,我们就一起来看一下企业文件管理中普遍存在的一些难题。

  • 真实性难保障

电子文档从拟定、成稿、更改都是在电脑上完成的,因而具有便于更改和拷贝的特点,且不像纸质文档白纸黑字,更改后一目了然。对原稿内容进行随意的增写、删除和更改等操作,使文档底稿的内容发生不断的改变,这样就没有了文档保存的实际意义。

  • 安全性普遍存在隐患

文档对运行系统的软硬件设备、网络技术等方面有着很强的依赖性,稍不留意就会出现文档被篡改、丢失和损毁等现象。安全性是企业文档管理面临的一大难题。

  • 开放性不太好把控

涉及到企业內部消息的文档不适合对外公开、但合同文档又必须要共享给客户,可见文档的参与者需视文档而异,这对文档的开放范围和共享权限设置有着很高的要求。

石墨文档提供基于存储基础上的文档安全管理服务,有效实现文档的强制集中、自动备份、版本管理、资源共享、多终端同步等诸多功能,具有存储容量大、高速、稳定、易用、易管、安全、便捷等特点。


管控、预警、补救、追溯,数据全生命周期安全管控

保障数据安全,石墨分为四个环节,分别是管控、预警、补救、追溯


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(1)管控:千人千面的权限体系

在管控环节,石墨的权限体系,其灵活度、覆盖面,比国内外几乎所有同类产品都要领先。它可以对任意层级、任意操作进行详细的权限配置,同时也保证了易用性。

举个例子,假设你现在是销售负责人,在销售部门的团队空间里,你希望华南的销售只能看到华南的文件夹,华北的销售只能看到华北的文件夹。你只需要在华南文件夹里,设置上级目录为「没有权限」,然后单独添加华南组为「只读协作者」即可。华北也是一样,这样各组就只能看到自己组的文件夹了。

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如果进一步,你希望华南、华北文件夹里,只有各组组长才能下载文件,其他人只能看不能下载,那么你可以找到高级权限设置,取消上级目录的继承关系,然后取消其他角色的下载权限,再手动添加各组组长,这样就完成了所有设置工作。


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事实上,还可以有更多层级、更复杂的权限组合,石墨都可以支持,而且也只有石墨可以支持。当然,如果您的需求比较复杂,不用担心搞不定,我们的产品经理会和您一对一沟通,帮您把整个权限结构搭起来。

(2)预警:文件异常状态实时预警

在预警环节,当某个员工短时间内连续导出了很多篇文档,我们会认为这可能是一个危险操作,这时管理者会收到一封邮件,他根据这些文档的信息来判断这个员工的行为是否正常。后续石墨将推出风控引擎,进行敏感词和异常行为的监控,能够自动判断危险操作,临时停用高危账号,将事故扼杀在摇篮。


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(3)补救:文件一键交接与管理

如果万一事故还是发生了,石墨还提供了一系列补救措施,比如,离职时没有交接工作文件,我们可以直接指派交接人拿到这些文件;有重要文档被恶意删除,我们可以通过企业回收站恢复;担心不该公开的文件被公开,我们可以在后台统一管理所有开启了公开链接的文件。

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(4)追溯:操作日志与编辑历史

最后,进行事故复盘时,我们可以通过编辑历史和操作日志,还原事故现场和责任人,定位问题,预防再次发生。登录、新建、下载、删除,甚至复制内容,都会留下记录;还有强大的搜索和筛选功能,可以定向查询某个人、某个文件、某个操作的所有记录。


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管控和预警,可以防患于未然;补救与追溯,能够让损失减小到最低。6 年间,我们响应了一个又一个客户的诉求,解决了一起又一起棘手的事件,不断积累经验,才构建起这个完备的安全系统。

石墨文档以彻底解决办公过程中遇到的难题为产品发展的基准,将提供安全可靠、经济实惠、最简单好用的文档安全管理服务为目标,通过文档协作共享连接每一个员工,构建统一有序的文档管理体系,显著性提升企业职工的办公效率。




🌟 免费试用——近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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