5个远程办公管理心得,让居家办公生活更安心

疫情让很多事情的不确定性大大增加,如何让员工安心生活、高效工作,同时又为疫情过后的线下复工复产做好充足准备,考验着的,不仅是企业的管理能力,更是人文关怀。

其实经历过这两年,远程办公的普及度已经显著提高,企业只需做好以下 5 点,相信自然就会减少突发情况下,远程办公经常会遇到的一些措手不及。


01 办公电脑不必带,给员工一个平板就搞定

工欲善其事,必先利其器。

不论是紧急任务还是日常工作,趁手的办公硬件总是必不可少。不过,长途背着的工作电脑,还是稍显沉重。

其实,借助云端办公,手机等移动端设备也可以完成工作中的大部分任务,平板电脑作为新型的办公设备,借助云端信息存储,完全可以胜任表格、文档查看、编辑等轻量级办公任务。

企业不妨考虑将平板电脑作为福利发放给员工,远程办公时使用。不仅降低办公设备成本,也方便员工,更自由地完成工作任务。


02 开通云端工作台,随时访问企业文档库

有了更便捷的硬件设备,相应的软件系统也要补齐。

传统的文档、表格最大的弊病在于需本地编辑,将人与单一设备强绑定,而借助云端数据存储的实时工作台,则可以解决这种强耦合性。


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石墨云端工作台,文档资料云端存储,Web、PC、App、微信小程序均可访问,且无缝接入钉钉、企业微信等常见 IM 工具

云端工作台的优势不仅解决了多设备访问问题,更保证了文档资源的随时可用性,以及企业知识库的长期构建。

借助云端工作台的一体性,企业资料更加结构化,易于回溯,再也不会出现「到处询问同事某某文件在哪」的情况。

企业在选择云端工作台时,要注意工作台能否不限时间、地点访问,文档能否随时添加他人协作,是否有精细化权限管理机制,保证机密文件安全等。


03 重要通知发布公告栏,不能只靠群里吼

群消息的流动,比你想象的快。

远程办公的一大特点在于,很多当面说的事情要转移到钉钉、微信等平台,一些重要通知也经常以@所有人的形式告知。但由于 IM 信息流的高速流动,导致人们很容易漏消息,而就算一开始看到了,后面再想找也不好找。

如何能保证大多数人随时随地看到最新通知,从而减少信息不同步?

通知统一发放无疑是最佳实践,比如邮件,但如果信息下达的过于高频,并需要经常迭代,就需要借助云端工作台,搭建企业公告栏,企业通知实时更新。


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除了要在群里推送公司最新通知外,统一的信息发布渠道不仅体现了公司管理井然有序,同时也避免了 IM 工具的不正式性,更方便员工随时查看。


04 轻松在线任务排期,明确责任人

看不到人,总是不放心。

远程办公难以高频面对面沟通,就需要足够清晰的职责与任务安排,来保证日常工作的正常推进。

使用「日事清」安排每日待办,可以让团队成员明确自己工作任务的同时,对齐其他人的任务进度,让工作清晰透明。

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每天早上一个会,无需投屏软件,大家各自比对日事清模板,快速过团队当天任务,做到分工有数。


05 协同文档、视频会议、即时通讯工具,三大利器无缝衔接

权限配置的次数,越少越好。

远程办公期间,除了基本的协同文档平台,还需要视频会议与及时通讯工具,来保证时效信息的无缝衔接。

协同文档:当然是我们自己

视频会议:我们推荐腾讯会议、小鱼易连、保利威

即时通讯工具:钉钉和企业微信都能直接无缝对接石墨,支持企业直接从通讯工具迁移组织架构到石墨,方便后续权限分配与管理。当然只用微信的话,同样可以用小程序使用石墨!(这可是一般人不太知道的使用方式)

总之,面对疫情带来的不确定性,做好以上 5 点,相信可以大大降低大家对远程办公的顾虑,即使隔离期间也不会影响多数员工的日常工作。



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