从这个销售案例,了解石墨表格使用全流程

很多人印象中,石墨文档最出色之处在于其强大的协同功能。但实际上,文档作为一种数据载体,如果人们再为之配合一套完整、易用的工作流,完全可以将之前企业需要人工录入,统计、展示的工作化繁为简,从而提升员工效率,减少企业成本。

对于大多企业来说,数据收集是一个典型的分-总场景。首先从数据终端——门店人员手中收集初始数据,然后依次汇总,最后将收集的数据进行整理、筛选、分析,从而为企业决策提供参考。

对此,传统数据收集的最繁杂之处在于,数据从获取、流通、整合等各个环节由于缺乏从始至终的协同性,员工大多各自为战,很容易出现事倍功半的无效劳动,况且,数据经过人工干预,必然会「失真」,出错在所难免。

所以,我们需要一套更加高效、自动化的方案来收集数据。这时,主打高协同性的石墨文档自然就派上了用场。

比如说,现在有一家汽车经销厂商,该厂商分布在全国华北、华南、华东、华中和西南五个大区,每个大区都有若干 4S 销售门店。

每个 4S 门店的销售人员需要及时将每天的销售数据记录并提交给店长,店长再将这些数据汇总给门店所在大区的负责人,大区负责人再将这些数据汇总给全国负责人,提炼成更精细的全国数据表,并可视化呈现销售品牌、销售大区的整体情况。

可以看出,这家汽车经销厂商经常需要跨地域的收集数据,那么,通过综合使用石墨表单和表格,他们的工作流又被如何改变了呢?


01 数据录入:表单

整个工作流始于数据收集,对于每个门店销售员来说,使用传统表格填写,汇总无疑是一个噩梦。

这里的低效性体现在员工和传统表格是一对一的传播形式。每个销售人员的工作独立且隔绝,最后总要再有一个人将这些数据汇总。

人们需要一种更直接,多对一的数据收集方式,而且考虑到移动端也能快速录入,这里可以使用石墨的表单功能。

销售人员虽然还只是对手中的这份表单负责,但后续的汇总工作,都会由系统自动完成。最重要的是,收集的数据的格式可以在石墨表单中进行预设置,这样一来,销售人员填写的数据高度标准化,这也为后续的汇总、整理减少了不少压力。

4S 门店经理可以在石墨主页,点击右侧「新建」中的「表单」,创建表单。

图片.png

石墨表单提供丰富的问题项类型,包括文本、单选、多选、下拉列表、评分等,同时还支持预览、二次修改、跟踪数据来源和表格视图等,能满足订单记录、批量提交、意见反馈、活动报名、登记预约等信息录入的需求。

图片.png

更方便的是,各个问题都可以直接在网页端拖拽生成。


设置好问题之后,我们点击表单最右侧的「发布」按钮并复制填写链接,然后发送到如微信群、QQ 群中。

图片.png

每个门店销售在表单中记录销售员、销售产品、成交数量、客户信息等。填写完表单之后,收集的信息就会自动汇总到一起。

GIF1.gif


02 数据汇总:合并工作表

销售人员提交完相应信息后,表单填写结果会自动关联到表格中。

无论是区域负责人还是全国负责人,都要做的一件事就是汇总数据。

这里以全国负责人为例。只需在新的表格中,点击「数据」,选择「合并工作表」。欢迎点击链接:

图片.png

再将之前统计好的各大区工作表陆续录入,就可以得到一张汇总表。

图片.png


03 数据校验:条件格式

自动化流程减少了很多人为差错,但谨慎起见,我们仍需校验录入的数据。

举个例子,4S 销售人员在录入数据时,很可能会将一些错误的车型、颜色录入进去,而这个时候就可以用到条件格式校验。

全国负责人有一份「标准商品表」,将已汇总的数据与之进行比对。

图片.png

可以看到,每个不同型号、颜色的汽车都会有一个商品编号。我们可以将其与已经汇总好了的大区表格进行对比。通过条件校验公式,比如我们对品牌和颜色进行校验,和「标准商品表」中不对应的就是录入错误的数据。

比如 20 行和 23 行,可以看到录入的数据和「标准商品表」出现了偏差。

图片.png

这个时候就可以告诉相关数据录入人员修正自己的数据。


 04 数据整理:数组公式

使用条件公式校对完数据之后,我们可能还需要整理汇总的数据,使之以我们所期望的形式呈现。

比如,我们希望将录入的数据按时间排序,将最新成交的单子最前显示,这个时候就可以用数组公式排序。

在汇总表格中,依次点击「公式」、「自定义公式」、「SORT」。

图片.png

根据相关参数规则,我们可以得到一个按日期降序的图表。

图片.png


05:数据分析:数据透视表,可视化图表

当我们将录入的数据合并、校验、整理完之后,最后一步要做的就是数据分析,图表自然是非常好的选择。

简单来看,石墨中的数据图表可以分为两大类:透视表和可视化图表

其中,透视表聚焦于汇总和统计计算,多用于决策支持、商务智能和数据仓库。

对于把握数据整体情况和走势,数据透视表非常有帮助。

比如,我们现在想知道哪个品牌的汽车销量最好,这个时候,就可以使用数据透视表。

我们先选中表格中需要展示的数据,然后点击「数据」,选择「数据透视表」:


图片.png

然后选择将生成的数据透视表放在新的工作表中:

图片.png

我们可以在「行」中添加「品牌」选项,再在「值」中添加「成交台数」,得到我们想要的各汽车品牌销量情况。

GIF2.gif

通过透视表,我们可以快速对表格中指定的重点指标、重点字段进行汇总分析,还可以指定汇总维度、方式和呈现形式。

如果我们想要更直观的呈现数据,比如处理数据、汇报工作时突出重点、主次分明,石墨表格提供的 18 种图表,或许会更适合。

还和刚才的数据透视表一样,我们先选中某几列需要可视化的数据,然后点击「插入」中的图表选项,这个时候再选择相应的横轴数据,图表就做好了。

在这里,我们使用汽车经销厂商管理系统演示了石墨从数据录入、汇总、校验、整理、分析的一整套数据工作流,可以满足人们日常信息收集的需求,为企业增效。

除此之外,企业还可以根据自己的需要挖掘更多石墨文档潜力,与自己的业务场景更好地结合。对于企业来说,尝试并深度学习使用石墨文档可以为企业内部的信息共享,协同办公大大提升运转效率。

近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨文档推出了一系列强大功能。比如可以实现表格权限精细管控的锁定单元格,比如可实现企业文件留存的离职员工帐号交接,比如可以对违规复制、导出、下载等异常行为进行严密管控的内容外泄预防、文件安全预警、操作日志等功能。




🌟 免费试用——近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

除 SaaS 企业版、企业高级版外,石墨还支持专业的👉系统集成和定制部署👈,已经服务了包括滴滴、新东方、格力、招商局集团、中国地震应急搜救中心等在内的企业组织。

如果您有相关使用需求,或者想感受最「顶配版」的云 Office 办公软件,现在点击👉石墨全部高级付费功能免费试用👈,即可立即预约限量免费体验,看看它能够给你带来怎样的惊喜。

相关文章