预算不高的小团队，在线协作文档有哪些可选
结论先说：十来个人、预算不高，实际能选的就三类——平台自带的免费额度、按人按年订阅的独立文档 SaaS、装在自己服务器上按席位授权的私有部署。别先比功能清单，先比“钱按什么单位走”。团队进到第十二个人时，这三种免费的表现完全不同。
下面按托管位置、计价单位和免费额度的形状拆开三类，再给算人数的方法和比价阶段该动手验的两件事。
一、三类选项，差别在钱按什么单位走
同一组维度上比，差异只有六行，不是几十个功能点。
| 维度 | 平台免费额度 | 独立文档 SaaS | 装在自己机房 |
|---|---|---|---|
| 系统在哪 | 厂商云 | 厂商云 | 自有服务器，内网使用 |
| 计价单位 | 人数或账号上限 | 按人按年，也有按月 | 按席位，按档起售 |
| 免费额度长什么样 | 限同时在线人数，或限账号数 | 试用期，或很小的人数档 | 小席位免费版 |
| 谁负责升级备份 | 厂商 | 厂商 | 企业自己，或另买服务 |
| 最容易被忽略的成本 | 只读成员也占名额 | 只读与访客是否同样计费 | 服务器、备份、升级的人力 |
| 什么情况下它是对的 | 队伍稳定在额度内、不涉密 | 不想自备服务器 | 有内网要求、要按角色控权 |
最后一列值得展开。石墨办公套件私有部署的定价结构是：免费版 5 个席位、单服务器部署；商业版 100 席位起售、单席位 5 台设备，服务范围随版本约定、以定价页为准。十来个人正好卡在两档之间，怎么配得与方案团队确认，结构见办公套件私有部署定价页。
二、先数三个数，再判断免费额度够不够
额度够不够，取决于你数的是哪一群人。多数人选错的不是产品，是人数口径。
- 数“每月真要动正文的人”。不是公司人数，十来人的团队里常常只有六七个人要动手改，其余是看结果的人。
- 数“只读的人”。老板、财务、外部顾问。按成员计费的产品里，只读往往同样占一个成员位：GitBook 的官方计费说明写明，访问权限不影响成员价格，访客和读者与成员收费相同。
- 数“临时开给外部人的账号”。按项目开、结束就停，别按年买。
再对免费额度的形状：卡“同时在线人数”的，十人里同时在线四五个可能一直够用；卡“账号总数”的，十二人就是十二个位置，只读也算。WPS 365 的官方内容页称免费版“最多 10 人同时在线编辑”，超出转只读，属第一种形状；口径以各家官网当期说明为准。
三、五个问题，把候选缩到一两家
- 文档能不能放在厂商云上？不能，第一类出局，别再比订阅价，直接进第三类。
- 谁必须能改正文？把名字写出来，这是要付钱的最小集合，比“部门有八个人”准得多。
- 只读的人要不要留痕？要让操作记录对得上人，通常需要独立账号；只读算不算付费名额，按各家规则确认。
- 现有文件里有多少别人发来的 .docx、.xlsx？导入后公式、批注、页眉页脚还在不在，是淘汰项。
- 一年内人数会不会翻倍？会，就把跨档的触发条件写进预算。
| 你的情况 | 先选哪类 | 判断依据 |
|---|---|---|
| 人数稳定、想零成本起步 | 平台免费额度 | 额度的形状和人数口径对得上 |
| 只要文档表格，不想连聊天会议一起换 | 独立文档 SaaS，例如石墨文档 | 只为文档这一层付钱 |
| 有内网要求，且有人能管服务器 | 装在自己机房的私有部署 | 数据留在自有环境，运维自己扛 |
| 没人管服务器，人数还常变 | 先别上私有部署 | 服务器、备份、升级都要人 |
| 文档主要是给别人看 | 能预览分享的轻量方案 | 为协作能力付钱是浪费 |
四、比价验收：真正决定这笔钱的两件事
试用期最常见的错，是把“能打开”当成“能用”。三人同时改一段、只读账号能不能写评论、离职停用后链接是否失效，这些常规动作各家试用清单都有，照着跑一遍即可。真正决定这一年花得值不值的，是下面两件只跟比价有关的事。
- 各导出一次，按你的文件核对。拿三份真文件：带批注的方案、多 sheet 带公式的表、别人发来的复杂排版 .docx，每家各导一次，核对公式、批注、页眉页脚、图片位置。这一项不过，后两年所有存量文件都要人工返工，成本远超订阅差价。
- 问四句账单口径。超一个人怎么算、只读算不算、按年还是按月、到期后数据怎么办。让每家按同一张表填这几格，横向才可比。
这四问不写清，第二年的账会和第一年不一样；导出这一项不测，第二年的人工会比订阅费贵。
五、预算有限时，排序比价更重要
- 先补最痛的一环。还在用微信传 Word 的，先解决“能改的地方只有一个”；找不到文件的，先解决检索。两件事别同时上。
- 把运维人力算进价格。私有部署的账单里除了席位，还有服务器、备份、升级和半天一天的时间。
- 留一条升级路径。现在用 SaaS、两年后要进内网，提前问清组织、空间、权限怎么衔接。
边界也说清楚：石墨办公套件私有部署不是网盘产品，它把文档、表格、演示的协作和团队空间、知识库放在企业自有环境里，文件管理是配套能力。权限按组织、成员、角色、空间和文件设置：角色权限决定能不能用管理能力，文件权限决定能对具体文件做什么，两者叠加生效；外链、水印与操作记录的具体范围以部署版本为准。三条路径的差别可对照产品选型与协同办公方案。
常见问题
免费的够不够用？
看额度卡的是什么。卡同时在线人数的，十来个人常常够用；卡账号总数的，只读也算，超一个就要整体升级。先用第二节那三个数算一遍。
在线文档要按人收费吗？
多数按人（席位）收，也有按并发收的，多见于嵌进业务系统的文档能力；私有部署按席位授权。只读成员、外部访客、离职未停用账号这三类怎么算，签约前写进合同附件。
小团队最该看哪几个功能？
四个：多人同时编辑与历史版本、按文件或空间设权限、导出 .docx/.xlsx 的保真度、离职停用后的权限回收。前两个决定能不能一起干活，后两个决定数据收不收得回来。
十来人能不能先用免费版，以后再升？
能，但先写下升级触发条件：人数到多少、要不要售后、要不要集群。以石墨办公套件私有部署为例，免费版 5 席位、商业版 100 席位起售，中间怎么过渡需与方案团队确认。
想用真实文件跑一遍，可以立即试用；要把内网部署、席位和权限结构一起评估的，预约演示时把现有目录、人数和只读名单带过去。