HR 必读 | 解锁协同办公新技能，工作从此无烦恼
人力资源是一个内部事务繁重，但往往又不是最业务核心的部门，HR 小姐姐们的日常工作重复且复杂，又要文笔好，还要会算表，既要懂人性，更要懂协同，有些企业的 HR 和员工的比例甚至超过 1/40 或 1/60。
如何让人力资源部门的日常工作不再重复枯燥，如何让 SSC 的流程更为灵活和标准化？
过去近 7 年间，石墨已为几万家企业的人力资源部门提供过咨询和模板设计，通过长期实际场景调研与开发实践，石墨推出协同办公新技能（人力资源篇），借助几个常见的 HR 日常烦恼及示例，尝试解决招聘进度难掌控、入职难体系化培训、员工信息难整理、薪酬发放难校验、离职难交接等人力资源六大管理模块痛点，场景涵盖人员招聘、在职、离职、培训、薪酬等全流程。
借助石墨之道，我们希望可以减少广大人力资源小姐姐们的办公压力，让企业日常管理和协作更加高效、轻松。
HR日常烦恼 01：突如其来的大量招聘需求，HRD 如何实时掌控各部门招聘进度
人力资源工作中，一项重要任务就是招聘到合适的企业人才。但该任务时常困扰着招聘团队与人力资源负责人。当 HR 面临突如其来的巨大招聘压力时，如何快速了解各部门招聘数量，进度和人才缺口，根据实时情况调整工作重心和人员分配，是 HRD 日常的烦恼之一。
石墨之道：全局招聘看板，掌控实时进度
对此，石墨将项目思维注入招聘过程，让招聘团队与用人部门通过同一套系统完成招聘工作，实时同步招聘进度，实现从简历筛选到最终录用全流程的无缝协同。
首先，当招聘团队收到候选简历时，可直接上传到石墨，积累企业人才库。
石墨支持 Word、Excel、PPT、PDF、图片、音视频、TXT Markdown 等多种格式文件的在线预览与存储
这样可以将后续的面试、录取管理标准化，方便候选人更好了解公司情况和面试流程。
更为重要的是，借助面试信息的实时填写情况，可以通过招聘全局看板，以数据可视化的形式展示出来。
通过该看板，人力资源负责人可以查看进入招聘各环节的候选人有多少，从而了解各个职位的进展情况，还可以通过绘制招聘漏斗，了解相邻环节间的转化率，从而分析职位进展是否顺利，快速发现问题环节，定位重点与难点职位，合理调配资源，有针对性地寻找突破方法。
借助石墨，可以将招聘流程化管理，缩短招聘周期，优化招聘体验
HR日常烦恼02：入职人员频繁，培训和沟通成本重复繁琐
企业中的人员入职往往十分频繁，如果没有统一的培训文件管理平台，人力资源部门的沟通及文件发放工作就会十分繁琐。
石墨之道：入职资料一键打包，随时更新
对此，石墨借助企业入职培训资料一键打包，并能通过链接一键分享给新人。
借助石墨企业网盘（团队空间），可以结构化存储培训资料，并方便随时迭代。
HR日常烦恼03：人员信息经常变动，企业花名册维护耗时费力
为了记录和管理员工信息，企业往往需要制作企业花名册，从而可以让人力资源部门直观查看企业人员情况，如入离职情况、各部门人员的人数/性别/学历/职级等比例。
不过随着公司规模的逐渐扩张，人力资源部门对于花名册的管理与维护难度也在逐步提升。
石墨之道：企业员工全信息数据库，员工信息实时查找与多维汇总
对此，石墨推出「企业员工全信息数据库」，可以自动化完成大部分信息同步工作，只需录入员工基本信息，即可自动统计企业目前在、离职人数、试用期、工龄、合同到期日计算及提醒。
目前，企业往往使用本地 Excel 表格制作花名册，但花名册经常需要多方协同、共同填写，石墨云端 Office 的诸多协作特性：多人实时同步填写、云端存储，可以让这项工作更加方便、便捷。
值得一提的是，石墨的表单、表格双向打通功能，可以让新入职员工在线填写入职登记表，系统自动录入花名册，HR 也可以随时导出信息，打印成纸质资料，同时支持快速查找和统计分析。
企业花名册，除了能统计基本的人员信息外，还能起到人才盘点等作用，如人员流动分析、组织架构分析等，高效便捷地制作与维护企业花名册，对于企业组织的管理与变革已经十分重要。
HR日常烦恼04：薪酬管理软件不灵活，每个月如何正确校验
每月发薪日，都是对企业人力资源、财务部门的一次考验，不仅要在短时间内完成企业所有员工的薪酬核算，同时也要保证数字准确，而随着企业规模的扩张，这项工作量也会随之指数级扩张。
石墨之道：灵活可定制的薪酬管理模型，更易于校验、分析
借助石墨表格搭建的「薪酬管理模型」，可以帮助人事、财务部门紧密跨部门协同，极大缩短薪资计算、核算流程，且自动化程度高，出错概率低。
石墨表格内置的 400 多种公式，让薪资计算更加快速与准确，同时借助「跨表格应用」，让数据在不同 Sheet、表格间实时引用，无需反复修改同步。
更重要的是，石墨还具有多重隐私安全保证，独立空间独立权限、截图水印、下载预警，当薪资表等敏感信息外泄后，企业可在第一时间知晓，且快速溯源。
HR日常烦恼05：员工离职交接拖延，公司数据缺失严重
现代企业，管理上有两大重点，一是对员工的管理，二是对数字资产的管理。大部分传统企业，数字资产与员工密不可分。当有员工离职时，人员交接不当就会导致交接文件冗杂、被交接人员难以整理，增加时间成本。
石墨之道：离职文件一键转移，安全交接
对此，石墨中的「一键交接」就显得十分便捷，可以更好帮助员工整理文件、减少对接时间，同时保证文件归属于企业，不会随离职而被员工带走。
简单来说，石墨的离职交接逻辑是：企业交接人发起交接，只需一个链接即可将离职员工文件转移到公司相关负责人手中。
在这一过程中，交接人还可以看到离职员工的文件情况：
交接人可以将离职员工的重要文件转移到到负责人账号，同时离职员工账号会自动清空这些文件。
总之，石墨在人力资源场景上的运用，涵盖入职、在职、离职全流程协同管理，让招聘、员工信息管理、薪酬发放、离职交接等诸多办公流程更加高效、便捷。
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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格，在提高数据处理效率的同时，更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面，石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。
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