简单 4 步管好企业文件，“信息孤岛” 秒变 “知识大陆”！
文件散乱、查找困难、协同低效、信息泄露...在企业文件管理中，你是不是也正在面临着以上难题。
那么要如何解决呢？答案有四个关键词——“存起来”“找出来”“用起来”“管起来”。
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01 存起来：文件集中结构化存储
首先是“存起来”。
日常办公中，员工每天会产出大量的文档、表格等办公文件。
如果不加以管理，这些非结构化的文件，往往就会分散存储在员工的电脑、手机等设备里。造成文件查找不便、版本混乱、无法复用等问题。
每个员工都是一座 「信息孤岛」，企业更存在信息泄露的风险。
但通过石墨，我们能够打造一个集中式的文档管理平台。
对于本地存量的 Office、WPS 办公文档，我们可以无损导入到石墨，实现文档批量上云，集中管理；
如果想让文档从「出生」就「居有定所」，我们可以搭建公司文档库、部门知识库、项目资料库……让文档更加规范创建、有序存放；
不仅仅只是文档，图片、音视频、PDF 等所有类型的文件我们都可以上传到石墨，实现所有文件、资料地统一管理。
文件从分散到集中，管理从混乱到有序。
通过石墨，我们就轻松实现了企业文件资料的集中存储、结构化沉淀，这也为后续的文件使用、管控奠定了基础。
02 找出来：信息高效精准检索
当办公文件日积月累，如何从海量文件中，快速「找出来」所需内容，就变得尤为重要。
相较于分散无序，集中结构化存储的文件，无疑会更便于查找。
除此之外，一款优秀的文件管理软件，还必须具备强大的信息检索能力。
石墨文档里，我们可以通过关键词、文件类型、创建者等快速搜索定位文档；
文件筛选、排序、预览，也能大大提升文件查找的准确性和效率；
给重要的文件加个“特别关注”，「我的收藏」「快速访问」等也是非常实用的文件快捷打开入口。
在强大信息检索能力的加持下，查找文件的时间缩短，企业内部的知识流动效率也自然大幅提升。
03用起来：全员实时高效协同
传统的企业网盘、ECM 等软件更偏重于文件存储。
但作为文档协作软件，石墨还具有天生的协同基因，这就让员工「用起来」的概率大增。
当有新员工入职，分享一份融入文档，部门空间添加个协作，新人就能快速了解团队、上手工作，而不是花费 1-2 个月熟悉流程；
员工在职期间，多人协同编辑、文档内即时沟通、链接便捷分享，可以大大提升文档编写、传输效率。文件多端同步，可以让你随时随地查阅、编辑文件，再也不用担心老板紧急要数据，或者临时给客户做演示。
最后当员工离职时，我们还可以将所有办公文件一键打包交接，从而让员工的宝贵经验和知识成果继续为公司所用。
贯穿员工入职、在职、离职全生命周期。不仅实现了企业文件的统一管理，更提高了全员的办公效率，这样的文件协同管理平台，谁能不爱？
04 管起来：文件数据安全可控
最后是「管起来」。
企业文件管理的最高境界是达到「和而不同」。
「和」就是文件集中存储，让知识在组织内高效流动，「不同」就是要能实现对文件的精细管控。
在石墨，大到企业全局，小到一个文件，甚至是一个单元格，我们都可以进行灵活的权限设置。还可以对创建、复制、导出、下载等超过 100 种操作行为进行精细管控。
除此之外，还有文件异常预警、操作日志追溯等功能，都能够充分确保企业的文件数据资产安全可控。
存起来，让办公文件集中规范存储；找出来，让信息便捷检索加速流动；用起来，实现企业全员高效协同办公；管起来，保障企业文件资产安全可控。
石墨文件协同管理平台，让企业内部的「信息孤岛」连结成「知识大陆」，让文件真正成为企业的知识财富！
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近年来，面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求，石墨推出了一系列强大功能。
比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格，在提高数据处理效率的同时，更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面，石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。
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