一张表格管项目、管销售，这个机器人集团把协作“卷”出新高度

“我们使用石墨是一种缘分，也是一种必然。”

“用上好工具，节约的是自己的时间，大家也轻松。”

前些时日，我们有幸采访到了石墨的企业客户——苏州托玛斯机器人集团。

从偶然获知到全员使用，托玛斯的郝总向我们分享了集团办公数字化转型的历程和经验。

苏州托玛斯机器人集团（以下简称“托玛斯”）成立于 2012 年，是国内知名的工业机器人一站式服务商，能够为工业企业提供机器人系统集成、维修保养、仿真调试等服务，年营业额达 3.6 亿元。

“我们使用石墨是一种缘分，也是一种必然。”

做为一家工业机器人集成服务商，技术实力与销售能力是托玛斯的两个核心关键点。

1. 在项目设计时，托玛斯需要及时将设计方案、灵感以及其他零碎信息记录下来；

2. 在项目实施时，还面临着人员、信息割裂，项目进度无法实时跟踪掌控的难题；

3. 除此之外，还有大量的销售数据需要进行及时的收集与分析。

面对上述难题，托玛斯一直在寻找相关的产品，也就产生了与石墨的缘分和使用的必然。

什么样的缘分？托玛斯郝总是从朋友那里偶然获知了石墨。为什么是必然？因为他们调研后发现 “石墨契合度很高，能够帮助我们有效解决协作与管理的痛点。”

使用石墨前:

托玛斯有很多项目，比如 A 公司需要做项目集成服务，B 公司需要维修保养服务。

每个项目进展到了什么程度，每个项目的成本，项目要用到的资料等等，只有项目的负责人、执行人比较清楚。

很多这种零碎的细节都在每个人的电脑里，需要了解的时候只能通过汇报，无法实时掌握项目的全局。

使用石墨后:

在项目管理方面，托玛斯通过石墨灵活搭建了项目计划、进度、汇总、看板等各种表格，表格多人协作管理，表格里还可以通过超链接关联相关的文档。

如此一来，一个项目一张表，总体项目一张表，每个项目的负责人和总负责人都可以一目了然。

（项目管理示意图）

使用石墨前:

托玛斯有很多销售人员，大家经常在外跑业务，需要统计数据的时候，只能让销售助理在钉钉群里@全员，如果谁比较忙忘记回，还得单独一对一的找 TA。

如果当时 TA 在外面没带电脑的话，比如客户具体的回款金额可能一下子想不起来，还需要找人去电脑找数据，或者就得等他回到公司再查。这样统计起来非常麻烦，经常需要花费大半天的时间。

使用石墨后:

应用了石墨之后，所有的资料存储在云端，无论身边是电脑、Pad，还是只有一个手机，都可以随时查到数据，再也不用派人去找数据了。

现在，托玛斯给每个销售下发一个表单，规定每天、每周下班前提交数据。由于石墨的表单和表格可以实时联动，销售填写的表单数据能够自动汇总到表格，也就可以自动生成销售日报、周报。

（销售管理示意图）

使用石墨前:

一些通用的资料，比如公司规章制度、机器人操作说明书等都是通过邮件或 IM 统发，大家保存在自己的电脑里，需要的时候就发给客户。

但是经常出现操作说明书更新了，销售没有及时下载保存，把老版本发给了客户的情况。

使用石墨后:

通过石墨，托玛斯创建了各类团队空间，比如面向全员的培训学习空间、每个部门的工作空间、操作说明书共享空间等等。

所有的资料都可以在线编辑、定稿，集中结构化管理，员工可以随时调取最新的版本使用。除此之外，团队空间灵活的权限体系，让信息在高效共享的同时，也更加安全可控。

（文件管理示意图）

“石墨在员工中的认知度很高，可以称得上是群众基础比较好。” 其实在托玛斯决定全员推广石墨之前，公司的工程师、项目管理人员已经在自发使用石墨。

摆脱传统办公方式的低效，现在石墨已经成为了托玛斯内部重要的协同平台，实现了项目进度实时掌控，销售数据高效收集可视呈现，企业文件资料统一安全管控。

“用上好工具，节约的是自己的时间，大家也轻松。”在采访的最后，托玛斯郝总说道 “希望像我们一样的制造业企业，可以多多应用石墨这样的好产品，对公司整体效率的提升一定是有利的！”

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