企业文件全生命周期安全管控,看看石墨是如何做到的

近日,闪捷信息安全与战略研究中心发布《2021年度数据泄漏态势分析报告》。报告显示,2021年数据泄漏事件呈现不断增长的宏观态势,尤其在2021年下半年,数据泄漏事件发生的频率较高;

与2020年相比,2021年数据泄漏所占比例进一步上升,占所有数据安全事件类型的80%,其中以获利为目的的数据泄漏事件占比最高,同为80%;

从数据的全生命周期阶段分析数据泄漏发现,2021年数据泄漏发生在存储阶段的占比最高,接近40%,其次是数据使用阶段,占比接近30%,都属于数据泄漏的高风险阶段和数据安全防御的重点阶段。

随着《数据安全法》、《个人信息保护法》的相继出台,有关数据安全的法律法规不断健全,数据安全分级不断明晰,企业、组织和个人的数据安全拥有了更为坚实的法律保障。

在这样的大背景下,单靠企业的行政手段谋求杜绝数据泄露是远远不够的。专业的文件管理软件必不可少。

下面我们就看看,石墨文档是如何通过「事前预防」-「事中管控」-「事后追溯」,实现企业文件从创建、修改、传输,到存储、归档全生命周期的安全管控


01 事前预防

对于企业来说,想要防止企业数据泄露,首先要做到的就是实现企业文件的集中存储、统一管理。

但由于安全意识薄弱、技术实力限制等原因,目前很多企业大都缺乏文件存储管理平台,大量的文档孤立存储在员工的个人电脑、手机、U盘、硬盘等设备,造成信息孤岛不说,更存在文件丢失、机密外泄等严重安全风险。

1. 文件集中存储管理

通过石墨文档,我们能够对企业组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理,从而打破部门与部门之间的信息壁垒,构建企业文档资产管理系统。石墨的团队空间相当于企业网盘,支持所有格式文件的上传下载,以及 Office、PDF、音视频等多种格式文件的在线预览。

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2. 内容外泄预防

通过石墨文档对企业文件进行集中存储管理,企业管理员可以设置外部协作者控制,能够对导出、打印、下载、复制等分享行为进行精细管控……严密的安全设置能够有效预防和降低内容外泄的风险。

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3. 双重文档水印

石墨文档提供可见 + 不可见双重文档水印。用户在登录状态下访问企业文件,其账号信息会以水印方式显示。水印作为一种「提醒」,可以降低内容被截图拍照泄露的风险。而且一旦发生信息泄露,企业也能够依据水印快速找到传播源头。

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02 事中管控

1. 千人千面权限设置

文档是企业的重要资产,通过石墨文档千人千面的权限体系,你可以对不同层级的文件夹、文件,不同岗位的成员独立设置权限,实现文件管理的「和而不同」。在保证信息高效同步共享的同时,也能建立信息边界,保证文件不被无权人员访问。

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2. 单元格级权限管控

石墨表格提供了颗粒度精细到单元格的权限管控,通过锁定单元格功能,你可以对任意一个单元格,独立设置编辑、查看、禁止访问等权限,从而避免信息被勿删改或发生数据泄露。

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3. 多种分享权限设置

当我们打开公开分享时,可以将文档设置为「可以编辑」「只能评论」「只能阅读」等权限,可以打开「需要密码访问」或「仅限企业成员访问」,从而实现文档的定点定向传输,并可有效杜绝内部文档外泄。

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4.文件安全预警

文件安全预警功能,可以帮助企业实时监控文件异常状态。当短时间内出现大量复制、导出、打印、下载文件等异常行为时,系统就会自动发送邮件提醒企业管理者,从而避免发生企业文件、数据泄露。

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5.离职员工帐号交接

员工办公文档是企业重要的资产,其中往往包含大量核心机密信息。通过离职员工账号交接功能,企业管理者可以一键禁用离职员工账号并发起文件交接。办公文件员工带不走,文档资产永久归属企业。

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03 事后追溯

1.操作日志追溯

操作日志能够对文件删除、导出、打印、权限变更、人员进出等行为进行全方位记录。通过操作日志,企业管理者能够清晰地看到每位成员,每份文件的操作记录,发生信息泄漏时,也能够快速定位追责。

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2. 编辑历史追溯

文档所有的编辑历史都被自动保存,即使是一个标点符号的改动都会毫秒级实时纪录,文件操作全过程留痕,可以随时回溯查看,误操作有据可查。

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事前预防、事中管控、事后追溯,石墨文档的安全管理体系,能够真正为企业筑起文件全生命周期的安全管控,保障数据资产的安全可靠。

最后,文中提到的单元格权限管控、内容外泄预防、文件安全预警、离职员工帐号交接、操作日志等目前都为企业版专属功能。




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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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