在线文档产品那么多,为什么85万家企业只选择石墨文档?

2022虽然谈不上最好的时代,也不足以成为最坏的时代,但它的确是个魔幻的时代。

不管是互联网巨头还是小型创业团队,一波接一波的 “人员优化” 挑动着每一个职场的人的神经。

节约成本、提升效能成为众多企业的默契。

如何节约成本、提升效能呢?除了降薪、裁员、减福利,选择一款合适的协同办公工具,做好组织内系统优化,也许是当前效果不错的特效药。

因为不管外部环境如何变化,修炼内功永远都是正确的事情。


01 协作低效、业务损耗:企业每年浪费千万元成本

高效协同的企业和普通企业有多大差距?下面我们举例计算一下企业因为运转低效所浪费的成本,结果一定会让你大跌眼镜。

假设你处于一家拥有10000名员工的企业,其中有1000名员工(10%)每月有15天需要协作办公,员工每天工作8小时,平均月薪为5000元,在没有使用协同办公的前提下,员工每天浪费在查找文件、内容汇总、文件传输上的时间至少有90分钟,那么公司每年将会因协作低效浪费近800万元的成本,加上因信息共享不便协作出错造成的业务损耗以及运转低效丢失的市场机会,企业每年将浪费千万元的成本,如果再发生信息泄露,那对企业的损失更是无法估量。

不要觉得这是在耸人听闻,协作低效、信息泄露真实的发生在我们每天的工作中,相信每个职场人都经历过文件多次传输的繁复,经历过大量数据汇总的崩溃……

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02 最早出发也最成熟的团队,开发一款符合中国人使用习惯的办公软件

业绩增长放缓,粗放式经营导致成本持续升高,中国企业苦低效久矣。

2014年5月,硅谷回国的石墨文档创始人吴冰、吴洁和好友陈旭开始创业,他们看到了企服行业在美国的蓬勃发展,同时也看到了国内企业办公的原始低效,从此做一款符合中国人使用习惯的办公软件成为了初心科技这家企业的愿景。

接下来的7年时间,石墨文档先后打磨上线了文档、表格、幻灯片、思维导图、协作空间、表单、白板等产品,推出了协同编辑SDK,更有能力为企业提供私有化部署服务。

2018年起,巨头纷纷入局,但在线文档领域石墨文档依旧是国内最早出发,也是走的最远、技术最成熟的团队。


03 完整的产品矩阵,满足企业全场景办公使用需求

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1 文档

内容即沟通,支持富文本与多媒体插入,丰富的模板,让日常文档的创作过程变得高效与优雅。

• 多人在线协作编辑文档,告别通过邮件、IM 软件多次传输文件的繁复

• 毫秒级实时多端同步,随时随地开展工作,满足多场景办公使用需求

• 文档编辑历史自动保存,可随时追溯查看,还可一键还原到任一历史版本

2 文档专业版

专业文档满足更高的格式与排版需求,支持文档无损导入导出,让公文写作与出版物编辑等专业化工作变得简单。

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3 表格

极大的简化“多地多人多部门的统计、收集、汇总、验算等”繁琐工作,并可灵活搭建企业所需的几乎所有系统。

• 导入导出流畅无损,无格式混乱,完美兼容 Excel文件

• 6大函数类别,400+公式,覆盖90%主流办公软件所拥有的公式函数

• 支持单元格锁定,可根据不同协作者开放不同层级的查看/编辑权限

• 支持筛选视图,协作者可独立筛选数据而不互相干扰

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4 幻灯片

支持多人协作编写,可通过二维码、链接分享给观众,无论身在何方,只需手机扫一扫,就可以同步观看演示。

• 支持多人实时协作,避免反复传输与汇总,提高团队协作效能

• 幻灯片可通过二维码、链接分享给观众,演示时观众打开电脑、手机、Pad等设备就能实时同步播放,即使远隔万里也如同在一个会议室面对面交流

5 协作空间

工作文件结构化、安全存储,“千人千面”权限体系助力企业实现文件、成员权限的精细化管理,确保高效协作,防止信息泄露。

• 提供企业云盘功能,支持上传所有格式的文件,项目组资料共享更加高效便捷

• 支持 Office、pdf、图片、音视频、txt markdown等多种格式文件的在线预览

• 可通过组织架构,一键为协作空间添加企业成员,方便部门内及跨部门协作


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6 思维导图、表单、白板

石墨思维导图支持多人协作思维碰撞,编辑、修改过程中可实时看到其他协作者标记。

石墨表单与表格互联互通,配合数据智能可视化分析,使企业的信息收集、管理与分析变得更加灵活便捷。

石墨白板让远程会议更加高效便捷,多位成员通过音视频连线,围绕一个话题各抒己见,边聊边写,边聊边画,讨论思路与结果同步呈现。

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04 企业用户专属功能,全面助力企业组织管理和安全管控

石墨文档企业版和企业高级版拥有更多企业专属功能和更高安全权限管控,适用于对组织管理、文件安全有较高要求的团队 / 企业。

1 精细化企业管理

• 企业组织架构

管理员可配置企业组织架构,便于以部门为单位进行批量协作者管理及权限分配。


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• 企业树形结构文档管理

依据层级关系集中管理企业文档,规范化管理企业文档数据资产。

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• 效能可视化分析

企业管理员能够通过效能看板了解企业账号的历史累计数据、热门文章等信息,更能实时查看全公司 / 某部门 / 某员工使用石墨文档的情况,便于管理者深入了解团队和成员状态。

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• 离职员工帐号交接

禁用离职员工账号后,可进行内容管理与交接,保障文档资产永久归属企业。

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2 更严密安全管控

• 操作日志

对删除、导出、打印、创建副本、权限变更、人员进出等行为进行全方位记录。企业管理者能够追踪员工的操作记录,发生信息泄漏时方便定位追责。

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• 外泄管控

管理员可设置外部协作者管控(禁止其添加协作、更改分享设置等)、分享管控(针对全员,设置导出、复制、分享的权限),规避内容外泄风险。


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• 公开链接加密分享

设置文档公开分享时,可设置“需要密码访问”或“仅限企业成员访问”,从而实现文档的定点定向传输,并可有效杜绝内部文档外泄。

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• 水印功能

石墨文档为企业用户提供“双重文档水印”功能,编辑用户登录时,其账号信息会以水印方式显示。一旦发生重要资料外泄,企业能够快速找到传播源头。

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• 文件锁定

文件最终版本确定后,管理员可以一键开启锁定功能,防止文件被移动和更改。


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05 文档协作、知识管理、数据安全,这就是石墨文档对企业最大的意义和价值

完整的产品矩阵,完善的企业管理和安全管控功能,石墨文档究竟能给企业带来哪些改变?

1 高效办公,团队协作不受时间和空间的限制

石墨文档实现了在线编辑、多人协作、实时保存、文档评论等特色功能,弥补了传统文档类软件在成员协作、信息互通、流程管理方面的短板,提升了信息在组织内部的流转效率,节省了多人沟通耗费的成本,打破了部门与部门之间的信息壁垒,从而整体提升了办公效率。

2 知识沉淀,井井有条的文档就是团队决策的智慧大脑

“文档即数据,数据即资产。” 企业员工每天产出的文档中包含着大量的核心数据,但这些真正有价值的数据就像一座“孤岛”,留存在每位员工的电脑和手机里,并没有发挥真正的应用价值。通过石墨文档搭建规范的、可实时动态更新的企业内部知识库,充分利用企业内部文档数据,才能实现数据对企业业务的赋能,甚至是未来数据资产的增值与变现。

3 全过程可留痕,全流程可追溯,保障团队文档安全

在传统的物理、系统、数据、文件安全的基础上,石墨文档实现了独有的内容级安全, 结合过程留痕和异常监控,完整的五重安全体系,能够全面保障企业文档资产的安全可靠。


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🌟 免费试用——近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

除 SaaS 企业版、企业高级版外,石墨还支持专业的👉系统集成和定制部署👈,已经服务了包括滴滴、新东方、格力、招商局集团、中国地震应急搜救中心等在内的企业组织。

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