石墨文档远程协作办公软件,拥有众多优势表现更出色

不少企业在办公过程中,往往会出现数名员工需要查阅同一份文件的情况,查阅时会感觉文件的转移与共享极为不便,安全与便携性方面更成为很多企业移动办公的困扰,石墨文档远程协作办公软件拥有多项出色的功能,直接满足企业三大诉求:内部信息的高效流转,成员间的高效协同、大规模数据的计算与安全,从而在协同办公方面体现出更出色的优势。


01 文件集中管理

文件存储散乱、查找困难,信息共享低效,存在泄露风险……在企业文件管理中,你是否正在面临以上的困扰?其实通过石墨文档平台,这些难题都能够得到轻松解决。

1.文件集中储存管理

通过石墨文档,我们能够对企业组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理,从而打破部门与部门之间的信息壁垒,构建企业文档资产管理系统。石墨的团队空间相当于企业网盘,支持所有格式文件的上传下载,以及 Office、PDF、音视频等多种格式文件的在线预览。


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2. 组织架构管理

企业管理后台支持创建组织架构,文档与企业组织架构自适应,企业主可按照企业管理体系实现文档分权、分级管理。

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3. 千人千面权限体系

文档是企业的重要资产,通过千人千面的权限体系,你可以对不同层级的文件夹,不同岗位的成员独立设置权限,实现文件管理的「和而不同」。在保证信息高效同步共享的同时,也能建立信息边界,保证文件不被无权人员访问。

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办公文件从分散到集中,权限管控从无序到精细。石墨文档平台能够让企业内部的「文件孤岛」连结成统一、安全的「知识大陆」。


02 文档高效协作共享

在企业内部,如果你们还在使用传统 Office 办公,肯定正在经历如下的痛苦。办公文件反复通过邮件、微信传输,版本混乱,经常过期失效。数据收集时,需要层层核实汇总,简单的工作总需要浪费大量时间。繁琐低效,成为了办公常态。而使用石墨文档后,情况就会完全不同。

1. 毫秒级同步保存

石墨文档支持内容在几毫秒内完成云端自动保存同步,避免传统办公中因终端崩溃、版本故障造成的内容丢失。

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2. 多人同时编辑

当一份文档需要多人共同编辑、审核、校对时,石墨支持不限数量的企业成员在同一个文档、表格内协同作业,提升了信息在组织内部的流转效率。

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3. 文档内即时沟通

解决了传统办公中沟通过程与文档载体的信息分离、割裂的问题,批示、反馈均可沉淀在文档内,节省了多企业成员沟通耗费的成本。

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4. 文档便捷共享

现代企业的协作不仅局限在企业内,更有大量的协作在企业与外部之间进行,企业文档共享优化了企业内部、企业与外部之间共享资料的方式。

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5. 文档即时搜索

海量文档及存储无序易导致内容查找困难,石墨文档提供即时搜索服务,利用标题或正文内关键词可快速定位文档。

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6. 历史版本追溯

解决传统本地编辑中,不同历史版本混乱和存储负担的问题,最新版本与历史数据清晰可查。

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经数据测算,企业借助文档协作,每位员工每天至少可节约 1.5 小时,100 人的企业,每年将至少节约近百万元人力成本。

全员高效文档协同,信息加速传输共享。通过石墨文档,企业不但能实现提质、增效、降本,更能在激烈的市场竞争中抢占先机。


03 文件安全管控

企业的办公文件中,往往包含大量核心机密。你一定不希望销售数据、技术算法、经营战略这些重要文件被泄密或非法使用,甚至在员工离职时带给竞争对手。

1. 内容外泄预防

企业管理员可以设置外部协作者控制,能够对导出、打印、下载、复制等分享行为进行精细管控,能够决定是否开启文件水印……严密的安全设置能够有效预防和降低内容外泄的风险。

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2. 文件异常预警

文件安全预警功能,可以帮助企业实时监控文件异常状态。当短时间内出现大量复制、导出、打印、下载文件等异常行为时,系统就会自动发送邮件提醒企业管理者,从而避免发生企业文件、数据泄露。

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3. 离职员工帐号交接

员工办公文档是企业重要的资产,其中往往包含大量核心机密信息。通过离职员工账号交接功能,企业管理者可以一键禁用离职员工账号并发起文件交接。办公文件员工带不走,文档资产永久归属企业。

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4. 操作日志追溯

操作日志能够对文件删除、导出、打印、权限变更、人员进出等行为进行全方位记录。通过操作日志,企业管理者能够清晰地看到每位成员,每份文件的操作记录,发生信息泄漏时,也能够快速定位追责。

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为满足企业在协作办公方面的具体需求,石墨文档远程协作办公软件提供多项出色的功能,石墨文档远程协作办公软件协助企业内部信息的高效流转,在成员间的高效协同、大规模数据的计算与安全等方面的表现均十分出色。




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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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