新冠卷土重来,这份协同抗疫实战指南请查收!

疫情“倒春寒”,目前已经波及全国 27 个省份。面对再次卷土重来的疫情,各单位和组织需要做出更快速的响应和更高效的处理。

石墨文档作为一款支持多人实时在线协作的办公平台,在过往的抗疫支援中积累了丰富的经验,能够有效支撑各地区的抗疫工作更快更高效更安全地开展。

齐心协力抗疫两年,我们已经熬过寒冬,也终将迎来暖春。


01 多人协作,救援资讯实时汇总

一个地区的疫情防控往往涉及到多个政府部门、民间组织和志愿者团队之间的协作,比如,救援资讯、封闭管控、志愿者征集等信息的发布和更新。每一次行动都是在和时间赛跑,为了保障最新情况能被及时扩散,就需要用到可多人协作编辑的文档去做信息传播的载体

在武汉 2020 封城和郑州 2021 洪灾中,多人多地志愿者分成不同小组,足不出户,通过石墨文档实现官方信息、物资数据的协作整理。开启公开分享后,文档信息实时更新并以毫秒级的速度扩散至需要帮助的人群中

image.png

▲多人协作编辑,一键便捷传播


02 专属模版,抗疫需求快速响应

疫情防控期间,除了资讯发布,信息采集也是非常重要的工作环节。因为疫情的多变性和突发性,需要做采集的情况也是多样多变的。

为了减轻超负荷运转的工作人员的工作量,石墨结合实际需要上架了疫情防控专属模版,工作人员可一键生成信息搜集表单,高效发布采集流调信息、健康码信息等,表单登记数据可自动转换成表格,立即汇总并做可视化呈现,相关人员实时查看表单数据并尽快核实、联络前线队伍,在抗疫正在紧张进行、争分夺秒的关键时刻提高效率。

image.png

▲疫情防控系列表单模板


03 任务分配,办事进度实时跟踪

抗疫事项繁多,分配任务和跟进完成进度也十分耗时。这种情况我们可以通过石墨表格进行在线任务管理,@分配任务到相关人员,再开通指定区域的编辑权限,TA们可自行填写任务进度和成果。这样免去了额外分配任务和统计进度的工作量,总负责人也能随时在表格中查看任务进度,合理调配资源。

在西安封城时,各组织将抗疫任务分配到人,确保事事有跟进,件件进度都知晓,通过石墨表格一键分发任务,各地将相关的进展也及时同步在表格中,确保进度有跟踪,便于抗疫工作进行快速地协调。

武汉 2020 抗疫时,面临国内口罩即将售罄的情况,志愿者通过表格整理了海外上千家医疗厂商的信息,并将数据实时共享给国内相关组织进行采购安排。

image.png图片▲实时更新可共享的医疗物资信息表


04 团队空间,团队信息高效同频

众人拾柴火焰高,在疫情防控工作中也是如此。负责某项任务的大多不是个人,而是一个个的小团队。团队成员不一定都在同一处办公,在防控政策多变的情况下,想要团队协作高效无间,就必须要保障团队信息的高效实时同步

众多抗疫组织都通过石墨文档搭建了云端抗疫小组,为组内成员添加相关权限,将组织分工架构图、职责明细、排班表等多个制度相关信息,进行小组内信息同步,沉淀抗疫材料,确保多地域的人员能随时查看,高效同频。

图片image.png

▲某志愿者小组的团队空间


05 安全管控,保障抗疫安全进行

抗疫与每个人息息相关,防控过程中信息传播的安全性也需要引起重视。各组织通过石墨进行协作的同时,可借助石墨文档的四重安全体系,七级权限设置,以及精密到单元格的权限管控,保障抗疫云端工作安全的开展。比如,管理者可指定人员获得开启文档公开链接的权限,以避免不该被公开的文档泄露;也可按指定日期搜索文件的操作日志,追溯相关参与人员的操作记录是否合规。

image.png

▲精密的权限设置

image.png图片▲在操作日志中多维度查询操作记录

👇西安对石墨抗疫工作的特别感谢👇

image.png


#石墨高效抗疫服务#


■ 疫情期间,石墨为抗疫组织免费提供产品和服务,如需帮助,可以点击👉这里👈填写信息,我们会立即与您联系。

■ 若您已经是石墨的用户,想为抗疫出力,可以点击👉这里👈领取我们为您准备的抗疫模版。(请在联网环境下点击,即可在您的石墨账号内创建一套抗疫模版)




🌟 免费试用——近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

除 SaaS 企业版、企业高级版外,石墨还支持专业的👉系统集成和定制部署👈,已经服务了包括滴滴、新东方、格力、招商局集团、中国地震应急搜救中心等在内的企业组织。

如果您有相关使用需求,或者想感受最「顶配版」的云 Office 办公软件,现在点击👉石墨全部高级付费功能免费试用👈,即可立即预约限量免费体验,看看它能够给你带来怎样的惊喜。

相关文章