多人编辑表格功能,轻松翻倍工作效率

在这个大数据时代,企业内部的相关信息也在逐年增加。传统纸质文档难以负荷的情况下,电子表格就彰显出它独有的魅力。然而很多企业人员表示电子表格功能复杂繁琐,在信息的收集上也显得不尽人意。

那么,就让石墨文档的多人编辑表格来解救你吧!

它在解决收集信息的复杂性的同时,显得更加操作方便,简单易懂。


01 数据录入

相较于传统的本地 Excel,在线表格的一大优势就是可以实现协同编辑,而且这种优势在需要多人、多地、多部门的协同时,会表现得格外突出。

多人在表格里共同编辑数据,无需本地文件的多次传输汇总,提高数据录入效率的同时,也可以很好地避免版本混乱可能造成的数据错误。

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协同编辑对数据收集效率的提升毋庸置疑,但当我们需要收集一些较为敏感、私密的数据时,比如身份证号、销售数据等,完全公开状态的多人协同编辑就有些不适用。而且多人协同编辑时,我们收集到数据也经常会是「五花八门」,缺少规范与结构化。

针对这种情况,我们还有另一种选择——石墨表单,将预先设置好题型的表单分享给相关人员,大家独立填写互不干扰,数据也更加的规范化,而且通过表单收集的数据能够实时自动汇总到石墨表格。

不像其他的表单产品,需要繁琐的数据导出与导入。石墨的表单和表格互联互通,数据的收集与后续的整理分析也实现了无缝衔接。

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02 数据管控

在企业的数据管理中,安全始终是绕不开的话题。

在线表格可以提升数据的收集效率,那它又是如何确保数据安全可控的呢?

针对此痛点,石墨表格提供了锁定工作表、锁定单元格功能。

在收集与共享数据的过程中,我们可以根据实际需要,为每一张工作表、每一个单元格独立设置「可编辑」「仅查看」「禁止查看」3 种权限。基于此,我们就能够灵活地为表格协作者划定专属的编辑、查看区域,从而实现对权限的精细管控。

协同编辑保证数据高效收集、共享,权限管控建立信息边界,防止信息泄露。效率与安全兼顾,企业的数据管理也因此能够实现最理想的状态——「和而不同」。

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03 数据整理

当我们进行数据整理时,分组、排序、删除重复项等是基础操作。

除此之外,我们还会经常遇到多表合并或者从其他表格引用数据的场景,如果复制粘贴的话,不仅工作量大,还非常容易出错。

此时,石墨表格的「合并工作表」和「跨表格引用」功能就能很好地发挥作用。

「合并工作表」能够将一张表格中的不同 sheet,或者不同表格中的不同 sheet,汇总到一张总表。「跨表格引用」则能从指定的表格中获取到想要的数据。并且当源表格的数据发生变化时,合并后的总表格数据、引用的数据也可以实时自动更新。

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04 数据分析

数据分析离不开函数公式,而函数公式的丰富度,在某种程度上也是衡量一款在线表格产品是否优秀的重要标准。

石墨表格提供了多维度数据分析利器——「数据透视表」。通过透视表,我们可以对大规模数据快速汇总分析,并能指定汇总维度、汇总方式和呈现方式。

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除此之外,石墨表格还提供了可实现批量运算的「数组公式」,并且在国内率先推出了数据分析「大杀器」—— XLOOKUP、XMATCH 函数,熟悉表格的朋友,肯定知道这其中意味着什么。

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截至目前,石墨表格已支持 6 大函数类别,400+ 公式,覆盖 90% 主流办公软件所拥有的公式函数,可以充分满足大家的数据分析需求。


05 数据可视

数据可视化的本质就是视觉对话。借助图形化的手段,我们能够更加清晰有效地传达与沟通信息。

石墨表格提供了「切片器」功能,我们能够更加快速且直观地筛选数据,以组件的形式构建一个可交互的 dashboard。

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除此之外,石墨表格不仅支持柱形图、饼图、折线图等市面上大多数的图表类型,还针对企业特殊业务,上线了漏斗图、旭日图、瀑布图、甘特图等定制图表,因此能够适用更多的可视化场景。

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将数据化繁为简,更加直观清晰地呈现。石墨表格的「切片器」和「图表」可以充分满足企业的数据可视化需求,帮助大家提升信息传达的效率与质量。


06 数据沟通

在企业的数据流转过程中,跨部门、跨层级的协同沟通必不可少,因此如何让数据的沟通更便捷高效就显得尤为重要。

当我们使用本地 Excel 时,数据的沟通反馈,往往要通过截图发微信、发邮件,甚至是开会来完成。问题虽然最终都能够得到解决,但过程中丢失的效率是对企业人力成本的极大浪费。

在石墨表格中,有这样的两个实用功能——全局讨论、单元格评论,可以说是数据沟通的利器。

针对数据的整体意见,我们可以使用全局讨论,针对某个单元格的反馈,我们可以添加单元格评论。而且在添加讨论、评论时,支持直接@人或文件,高效完成信息的传达和聚合。

基于此,企业办公中的数据沟通,是不是更加高效,也更聚焦更有针对性,体验可谓是非常的流畅丝滑。

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07 数据追溯

数据是企业经营决策的重要依据,因此对于其安全性、精准性有极高的要求。

如果说权限设置是对数据安全的事中管控,那么历史记录,则是对数据问题的事后追溯。

通过石墨表格的历史记录功能,我们能够全面掌握数据的来龙与去脉,辅助决策,并且当数据出现错误时,我们还能够精准识别背后的责任人。

石墨表格的「编辑历史记录」功能,能够对表格人员、权限的变更,以及编辑历史等信息进行全方位的记录,可以随时追溯与还原。而「查看单元格历史」功能,则能够对每一个单元格的编辑历史进行精准记录,哪怕是一个标点符号的改动,也会有迹可循。

数据编辑、流转的全过程留痕,全过程可追溯,企业的数据安全实现了双重保障。

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08 办公轻应用

通过上面的了解,我们可以发现石墨表格不但具备协同、共享属性,还拥有强大的数据收集分析能力。

基于此,通过石墨表格,我们还能像拼「乐高」一样,灵活搭建各类办公轻应用。

不管是简单的任务管理、项目管理,还是较复杂的客户管理、进销存管理、人事管理、财务管理,石墨表格都能提供专属的轻应用解决方案。

通过实时动态更新的数据看板,企业管理者就能够及时了解业务动态,从而更高效、准确地做出分析与决策。

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在平常的办公生活中,大数据的困扰总是使我们焦头烂额,如何化解这一难题才是减轻工作负担、提升工作效率、增加企业凝聚力的关键所在。数据的清晰化与简便化将使工作更加省时省力,也更能激发企业成员的工作热情与信心。石墨文档也将为企业提供全程技术支持,让工作变得更加简单有趣。




🌟 免费试用——近年来,面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求,石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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