拒绝低效知识管理，从选好一款优秀的知识管理软件开始

说到文件、知识管理，很多人最先想到可能会是企业云盘、知识库、ECM 等软件。但其实上云后的在线文档也是一款优秀的知识管理软件。

它不但可以解决文件集中管理难题，还可以进行文档协同编辑共享，更拥有强大的安全管控功能。通过在线文档，我们可以实现文档从创建、修改、传输，到存储、查询、归档全生命周期的管理，能够全面提高企业的文档协作管理效率。

下面我们就看看，石墨文档能给团队的文件、知识管理带来哪些变化。

01 文件集中管理

文件存储散乱、查找困难，信息共享低效，存在泄露风险……在企业文件管理中，你是否正在面临以上的困扰？其实通过石墨文档平台，这些难题都能够得到轻松解决。

1.文件集中储存管理

通过石墨文档，我们能够对企业组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，从而打破部门与部门之间的信息壁垒，构建企业文档资产管理系统。石墨的团队空间相当于企业网盘，支持所有格式文件的上传下载，以及 Office、PDF、音视频等多种格式文件的在线预览。

2. 组织架构管理

企业管理后台支持创建组织架构，文档与企业组织架构自适应，企业主可按照企业管理体系实现文档分权、分级管理。

3. 千人千面权限体系

文档是企业的重要资产，通过千人千面的权限体系，你可以对不同层级的文件夹，不同岗位的成员独立设置权限，实现文件管理的「和而不同」。在保证信息高效同步共享的同时，也能建立信息边界，保证文件不被无权人员访问。

办公文件从分散到集中，权限管控从无序到精细。石墨文档平台能够让企业内部的「文件孤岛」连结成统一、安全的「知识大陆」。

02 文档高效协作共享

在企业内部，如果你们还在使用传统 Office 办公，肯定正在经历如下的痛苦。办公文件反复通过邮件、微信传输，版本混乱，经常过期失效。数据收集时，需要层层核实汇总，简单的工作总需要浪费大量时间。繁琐低效，成为了办公常态。而使用石墨文档后，情况就会完全不同。

1. 毫秒级同步保存

石墨文档支持内容在几毫秒内完成云端自动保存同步，避免传统办公中因终端崩溃、版本故障造成的内容丢失。

2. 多人同时编辑

当一份文档需要多人共同编辑、审核、校对时，石墨支持不限数量的企业成员在同一个文档、表格内协同作业，提升了信息在组织内部的流转效率。

3. 文档内即时沟通

解决了传统办公中沟通过程与文档载体的信息分离、割裂的问题，批示、反馈均可沉淀在文档内，节省了多企业成员沟通耗费的成本。

4. 文档便捷共享

现代企业的协作不仅局限在企业内，更有大量的协作在企业与外部之间进行，企业文档共享优化了企业内部、企业与外部之间共享资料的方式。

5. 文档即时搜索

海量文档及存储无序易导致内容查找困难，石墨文档提供即时搜索服务，利用标题或正文内关键词可快速定位文档。

6. 历史版本追溯

解决传统本地编辑中，不同历史版本混乱和存储负担的问题，最新版本与历史数据清晰可查。

经数据测算，企业借助文档协作，每位员工每天至少可节约 1.5 小时，100 人的企业，每年将至少节约近百万元人力成本。

全员高效文档协同，信息加速传输共享。通过石墨文档，企业不但能实现提质、增效、降本，更能在激烈的市场竞争中抢占先机。

03 文件安全管控

企业的办公文件中，往往包含大量核心机密。你一定不希望销售数据、技术算法、经营战略这些重要文件被泄密或非法使用，甚至在员工离职时带给竞争对手。

1. 内容外泄预防

企业管理员可以设置外部协作者控制，能够对导出、打印、下载、复制等分享行为进行精细管控，能够决定是否开启文件水印……严密的安全设置能够有效预防和降低内容外泄的风险。

2. 文件异常预警

文件安全预警功能，可以帮助企业实时监控文件异常状态。当短时间内出现大量复制、导出、打印、下载文件等异常行为时，系统就会自动发送邮件提醒企业管理者，从而避免发生企业文件、数据泄露。

3. 离职员工帐号交接

员工办公文档是企业重要的资产，其中往往包含大量核心机密信息。通过离职员工账号交接功能，企业管理者可以一键禁用离职员工账号并发起文件交接。办公文件员工带不走，文档资产永久归属企业。

4. 操作日志追溯

操作日志能够对文件删除、导出、打印、权限变更、人员进出等行为进行全方位记录。通过操作日志，企业管理者能够清晰地看到每位成员，每份文件的操作记录，发生信息泄漏时，也能够快速定位追责。

通过事前预防、事中管控、事后追溯的安全管理体系，石墨文档平台能够真正为企业筑起文件全生命周期的安全管控，保障数据资产的安全可靠。

这就是石墨文档，一款可以多人实时协作的云端 Office 办公软件，也是企业的文件集中安全管控平台。

🌟 免费试用——近年来，面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求，石墨推出了一系列强大功能。

比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格，在提高数据处理效率的同时，更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面，石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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