单元格更新自动提醒,石墨「关注选区」是项目管理利器

作为一名领导,准确的来说是中层领导,不仅要关注下属的工作情况,更有向上汇报的压力。

但实际上,你的管理大多是对下属工作的监督与推进。比如现在你负责管理和维护着一张项目推进表,你需要关注每个项目状态的更新,每个需求方对方案的确认,通过后,推进项目下一步。

但是你发现,对于项目组成员的过度催促,有时真的会适得其反。一遍又一遍的将石墨表格链接发到群里@相关人,甚至单聊确认进度,但除了「已读」状态给你安慰之后,好像也没什么用。对于你来说,这份工作真的太难了。

现在,石墨新上线的「关注选区」或许能让你看到一丝解脱的希望。

石墨表格现已支持关注一片选区或整个表格,内容有更新则自动通知自己。

比如你负责的项目推进表,开启关注选区后,有重要的单元格更新后,可以立即通知自己。再也不用挨个成员去询问了。

下面就为大家介绍关注选区的基本用法。


01 如何创建关注选区

打开表格,在工具栏的最右方,你可以看到新上的「关注选区」模块。

单元格更新自动提醒,石墨「关注选区」是项目管理利器

创建关注选区的步骤比较简单:

选中需要关注的单元格区域

点击工具栏右上角的「关注选区」

创建完毕,协作者更新选区单元格后,系统会自动提醒自己

提醒方式上,当选区内容有更新后,石墨站内小铃铛、账号绑定的邮件、企业微信/钉钉,都会收到消息推送。

如果想要指派更多通知对象,可以点击关注选区后面的小三角展开下拉菜单,选择「新建提醒规则」,添加更多的提醒对象。

比如,当领导分配任务时,就可以添加相关组员作为提醒对象,关注任务区域。

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02 如何查看数据变更

当表格协作者更新选区单元格后,点击石墨提供的消息推送进入表格即可查看相应数据变更,或者选择关注选区后面的小三角展开下拉菜单,选择「查看变更数据」,会高亮出有更新的单元格。

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不过,在数据更新上,有几点需要注意:

单元格内容的增加、删除、修改,选区位置的更改,都会视为更新,发出通知提醒。

单元格样式的修改,不会发出通知提醒。

公式值变化,而公式表达式不变,不会发出通知提醒。

当然,更详细的数据变更,可以查看表格「历史」,也可以使用「单元格历史」功能,定位到更具体的单元格数据变更。


03 如何管理关注选区

当创建完关注选区后,我们可能还需要对关注选区的规则进行修改。

首先点击关注选区后的小三角,选择「管理规则」

此时显示的管理面板列举了当前工作表的提醒规则,在这里,你可以更改提醒人,或者删除提醒。

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关注范围除了可以设置为单元格之外,你还可以设置为当前工作表与所有工作表。

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除此之外,石墨的关注选区还支持一些很好用的定制化功能。


04 表单联动表格

关注选区除了支持单元格、工作表之外,还支持表单关联创建的表格。

当石墨表单有新数据录入时,联动表格的创建者会自动收到通知。

开启方式也和普通表格类似。点击关注选区后面的小三角展开下拉菜单,选择「新建提醒规则」「表单有新回复时」

对于有课程报名需求的老师来说,只要有家长提交表单,老师就可以第一时间收到通知。

单元格更新自动提醒,石墨「关注选区」是项目管理利器

石墨表格提供的「关注选区」功能覆盖新建关注、查看变更、管理规则全流程,可以形成信息传递的完整闭环。

对于企业来说,重要的信息一定要及时触达,而「关注选区」属于表格自动提醒模块,是深入用户场景、发挥表格在线优势的企业版功能,并通过钉钉、企业微信、邮件快速通知,减少人员沟通成本。

「关注选区」也不仅仅只适合于企业的中层领导,任何协同办公中对结果敏感的人都会需要这个功能,比如对开发进度关注的产品经理,对客户订单关注的销售,对审核状态关心的财务等。

最后提醒一下,「关注选区」适合于有低频且重要更新的表格,比如客户提交单、项目排期表。如果是高频修改的表格,消息提醒可能会让你不堪其扰。




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