石墨文档的企业高级版,到底「高级」在哪?

相比企业版,石墨文档的企业高级版提供了更丰富的功能,在提升企业管理效率的同时,为企业文件安全保驾护航。

下面就为大家介绍一些企业在高级版中经常会用到的几个功能。


01 便捷操作,提升效率

1. 离职交接不再难,一键接管重要文件

现代企业,管理上有两大重点,一是对员工的管理,二是对数字资产的管理。大部分传统企业,数字资产与员工密不可分。当有员工离职时,人员交接不当就会导致交接文件冗杂、被交接人员难以整理,增加时间成本。

对此,石墨文档企业高级版中的的「一键交接」就显得十分便捷,可以更好帮助员工整理文件、减少对接时间,同时保证文件归属于企业,不会随离职而被员工带走。

简单来说,石墨的离职交接逻辑是:企业交接人发起交接,只需一个链接即可将离职员工文件转移到公司相关负责人手中。

在这一过程中,交接人可以看到离职员工的文件情况:


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交接人可以将离职员工的重要文件转移到到负责人账号,同时离职员工账号会自动清空这些文件。

2. 效能看板,可视化分析企业效率

每位老板都应及时关心自己企业的运转情况,尤其是效率方面。

通过石墨文档企业高级版中的效率看板,企业管理员能够了解企业账号的历史累计数据、热门文章等信息。更关键的是可以实时查看全公司使用石墨文档的情况,这为企业管理者深入了解团队提供了便捷。

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通过效能看板,企业可以直观看到借助协同文档节省下来的时间和效率提升情况。


02 文件安全,保驾护航

1. 操作日志,多维度掌握文档细节

恶意修改、删除文件,这些频出的文件危险事件,企业要如何防范?一个多角度、细颗粒度的文件动态查询机制就显得必不可少。

企业高级版中的「操作日志」可以帮助企业实时查询文件的操作动态。

企业创建者和管理员在后台可以查询某一时间段的所有操作日志。


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也可以查询某一操作(如创建文件、收藏文件、移动文件等)的所有操作日志。


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除此之外,操作日志还可以查询某一员工、某一文件的所有操作日志。同时,通过多维度累加,企业创建者还可以全维度查询某一员工在某段时间,对某一文件进行的某一操作的所有日志。

2. 访问者水印,截图可追责

社交媒体上频发的企业文件截图,给企业声誉和运营产生了巨大影响。开启石墨文档中的访问者水印,可以防范内部员工恶意截图传播,当员工截图或拍照转发内部文件时,图片会带有员工信息水印,有利于防止资料外泄,也可以保护企业知识产权。

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除了明显水印,石墨还提供双重水印机制,即使避开明显水印截图,也会在图片中植入肉眼不可见水印,这样不仅能起到警示作用,也可在事情发生后,方便追责。

3. 高危操作,实时预警

即将跳槽到竞对的员工,离职前恶意导出大量敏感文件,以供之后使用;在职员工日常工作时,将重要企业文件备份,泄漏给外部客户;非销售组员工拿到了核心销售策略及内部定价规则……

这些场景可能正在发生,或是在不久的将来。

保护企业数字资产,除了需要精细化的文件权限管理,还需要对文件的操作记录、频次等进行实时监控,这样才能在全流程上,避免出现员工有意无意泄露企业文件等安全事故。

石墨文档提供的「文件安全预警」功能,可以帮助企业实时监控文件异常状态,短时间员工大量复制、导出企业文件等异常操作,企业会自动收到邮件通知,降低损失。

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除了导出文件数量外,「文件预警」还可以对其他具体事件进行设定,比如打印文件数量、开启共享开关数量、移动空间文件数量等。


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无论是员工的正常还是异常操作,只要当天操作事件数量到达企业预设阈值,系统就会发送邮件提醒企业创建者或管理员,及时响应,控制企业文件外泄。




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