不知道如何应用石墨文档?这几家明星公司的典型方法值得借鉴

有这样的一些企业,他们来自于传统行业或互联网行业,分属于大型集团或小型创业公司,但他们都有一个共同特点——对效率有执着的追求,勇于尝试与创新。他们也都有一个共同的标签,石墨文档企业用户。

自成立至今的 7 年多时间里,石墨文档已累计服务了超过 85 万家企业,覆盖互联网、教育、媒体、金融、房地产、新零售、电商等 30 多个行业。

通过石墨文档,这些企业颠覆了传统办公模式,实现了高效协同办公,走在了同行业竞争对手的前列。

今天,我们选取了一些代表性的企业,看看他们在日常办公中如何使用石墨文档,希望这些典型应用场景、工作方式能够对你有所启发,能够帮助你所在的团队实现更高效的沟通与协作。


01  互联网 

跟谁学

【项目管理】“每周最后一个工作日,团队成员共同在石墨表格里更新自己的项目进度,包括上周进度、下周计划、是否有异常情况。周末我会 review 一下项目,批注一下项目的重点问题,然后周一例会和大家再沟通一遍,看看大家的具体反馈。”

“用石墨文档管理项目以来,最方便的地方在于多人协作,一个文档或者表格就可以记录整个项目的进度和每个小伙伴不同的职责、进度,同时在零碎文字的录入和整理方面也非常方便。”

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▶ 享物说

【文档评论】使用石墨文档后,关于个别词句的意见可以直接划词评论,关于整个内容的建议可以全局评论,这样一来所有关于文档的意见都被统一起来,再也不需要在文档和沟通软件间来回切换,更不需要多次传输修改后的文档,避免了文件版本混乱,也提高了沟通协作效率。

“石墨文档帮助我们极大地简化了繁琐的工作流程,降低了沟通成本,满足了成长型公司对于办公效率的极致追求。”

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02  教育 

▶ 一土教育

【信息共享】在一土教育,每当发起项目时,项目负责人会直接在企业微信拉群,然后在石墨文档创建一个专属文件夹和主文档,并将相关成员加入协作。主文档链接会被放置到对应企业微信群的群公告,项目负责人实时更新维护主文档,其他成员就能够随时随地查阅所需的信息。

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▶ 西瓜创客

【SOP 文档制作与分享】员工守则、报销、会议系统使用、图书借阅……在西瓜创客,所有 SOP(Standard Operation Procedure 标准作业程序)文档的制作、审阅、修改、共享以及后续更新都是通过石墨文档完成的。

在制作 SOP 文档的过程中,多人合作编辑极大提高了撰写效率,将领导加入协作就能实时查看最新进度并可针对内容给出建议。与此同时,SOP 文档可以通过链接、二维码等方式分享给新入职员工,便于新员工了解企业文化、公司规范,快速进入工作状态。

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03 媒体 & 出版

▶ GQ 实验室

【多人协作编辑】“GQ 实验室”的稿件几乎都是多人分工撰写的,每篇文章的协同编辑人数视情况而定,几人到十几人不等。在开始写作前,编辑们会先列一个内容提纲分配任务,然后在同一个文档里分工撰写领到的内容。就这样,编辑们通力协作,互相激发脑洞,最终完成一篇篇10W+爆款文章。

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▶ 华东理工大学出版社

【反馈收集】在收集读者反馈时,传统调查问卷工具需要专人定期去后台导出数据,然后反馈给编辑,中间路径比较长。通过石墨表单,收集到的读者反馈自动汇总到石墨表格,并且实时动态更新,把编辑添加为表格协作者,就能实时查看、解决读者提出的问题。

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04 新零售 

▶ 喜茶 

【知识管理】为了更好地使用石墨文档,喜茶互联网团队将原本的组织架构变成同心圆模式,在这个模式下不设层级汇报,由HR和行政统一管理石墨账号。通过石墨文档的文件夹功能,搭建并维护团队知识库,方便资料分享及复盘。无论是管理者还是工程师,都能通过石墨文档获取所需要的信息。

“石墨文档的多人协作只是一个功能点,从更大意义上来说,石墨文档是一个信息共享系统,它让信息的传递更加无界化。未来不是互联网公司的时代,而是能用好互联网的公司的时代。”

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05 房地产

▶ 翰来置业

【跨部门事项追踪】翰来集团体量大、部门多,有一些工作涉及到部门之间的交叉,但是琐碎的工作通过邮件互传处理的话,会让简单的流程变的复杂,响应速度也不够及时。各部门将需要跨部门解决的问题登记在石墨表格中,对应部门及时处理并填写相应的完成结果,保证工作信息的透明和及时跟进。

“作为传统地产综合服务商集团,我们对于部门内、部门间以及和外部之间的协作要求很高。石墨文档不仅让协作流程变得简单且清晰,还能沉淀成集团的知识库,极大的提高了我们的工作效率。”

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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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