3000 字实战干货 | TOP 电商企业都是如何进行团队协作的?

疫情持续影响用户购物行为进一步由线下转移至线上。越来越多的用户从「买菜」这件小事开始,逐渐养成了高频线上购物的习惯。

线上购物行为增多,对电商行业来说既是机会,也是挑战。

商品从生产到运输的每个环节都增加了诸多不确定性因素,整个供应链的稳定性受到了冲击。怎样在冲击之下站稳脚跟,考验的是电商企业的快速反应能力。而快速反应能力取决于企业各部门对内/外部能否做到高效协同与无缝联动

石墨总结了服务众多电商企业客户以及与电商行业从业用户交流的经验,为电商企业涉及到高频协同的部门打造了一套好用、易用、实用的解决方案。帮助企业在提升协作效率的同时,让员工掌握使用更简洁的方式处理繁琐工作任务的技能,让企业管理者得以用更科学高效的方式进行企业管理。


01 采购部门:云端数据实时协同

采购是电商供应链中至关重要的一环。采购部门的工作涉及到内/外部沟通的部分复杂且占比极大,这就要求采购部门必须找到一个高效科学的跨部门协同机制来提高工作效率。

以与运营、仓库部门共同制定《备货采购计划》为例,运用石墨表格,运营在自己的备货计划表格中填写备货计划,仓库在出入库中正常进行登记,采购引用运营和仓库的表格之后,结合实时库存情况制定采购计划。

运营也可随时打开表格查阅计划和进展。无需任何额外的工作量,也不用改变工作内容,采购、运营和仓库就在一个表格上实现了三方实时协同。

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图片▲采购计划,支持多人实时查阅

采购计划确认后,需要及时向多家供应商下达生产计划并跟进生产进度。

通过石墨文档,采购人员只需设置好表头,将供应商添加为协作者,再使用「锁定单元格/工作表」配置每个供应商的编辑权限,通过一个表格化解了以往一个人对接多家供应商手忙脚乱的局面。

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▲生产进度,供应商自主填写

供应商自行填写进度,采购可随时通过看板监督整体进度,再使用「合并工作表」生成一个汇总看板。汇总动作精准且快捷,进度呈现清晰明了,便于负责人实时掌握最新的生产进度,同时杜绝了误操作导致数据错误的可能性。

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▲生产进度看板,自动汇总

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02 运营部门:项目管理统筹兼顾

作为电商企业的核心部门之一,运营部门涉及到对内/外协作的工作场景较为复杂多变。与众多内/外部工作人员协作的顺畅程度直接影响店铺的销售数据。所以对于运营部门来说,提升内/外协同效率非常必要

以做《直播排期》为例,直播电商通常会和 KOL 进行配合,根据 TA 的特点、档期等进行店铺的排期,并整理好产品卖点,活动链接等基本信息供对方使用。

借助石墨文档,直播运营人员可在排期表中添加 KOL 对接人为协作者,对方即可添加「单元格评论」,就日期、优惠信息等进行有针对性的讨论。无需多次更新版本或传输文件,在一个表格内即可完成沟通和定稿,简化了双方的对接流程,避免了繁琐的操作对沟通效率和推进效率的影响,也能让公司在 KOL 群体中建立起良好口碑。

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▲单元格评论,展开深度沟通

不只是直播活动,电商的每一场活动都非常重要。活动策划、任务分配、执行跟踪等各个环节,都会涉及到采购、仓库、客服、市场、设计等多个部门的协同。

在石墨文档,可以通过一个表格管理好一场活动。一表即包含活动相关的各个环节:整体规划,行动汇总,日期排期等,也包含各个部门的工作任务,负责人和所有参与成员都可以在这个表格中查阅活动最新进展和成果。

任务进度透明化,编辑即汇总,操作便捷,不会徒增不必要的工作量,也不会出现更新不及时影响了整体筹备进度的情况。

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▲大促方案,多人协作编辑

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▲行动项目表,分工明晰

即将到来的 618 大促,建议做电商运营的朋友们试试用石墨表格做大促方案。你们会发现,原本繁琐复杂的跨部门协作,在石墨表格里可以如此轻松简单。

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03 客服部门:客户服务响应迅速

客服部门每天记录各个店铺的退货、退款、换货等情况,不同的情况对应不同的处理部门,各部门需要频繁的协同。

在石墨文档,客服人员能够在一个表格中登记售后遇到的所有问题并做好分类记录,通过公式自动进行问题的拆分,然后由不同的部门在不同的区域同步跟进状态。自动化的拆分整理,无需人工通知和更新。

举个例子,仅退款的售后情况交由财务处理,客服人员只需创建一个仅退款的信息表,然后使用「跨表格引用」从售后信息总表中引用仅退款的数据,新表格中的被引用数据随原表数据自动更新,再为财务人员开通表格权限,财务人员处理后,在表格中填写反馈即可。

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图片▲售后信息,自动分类整理

不受本地 Excel 的限制,无需频繁跟财务、仓库等部门同步退换货情况和处理措施,自然就提升了顾客服务的响应速度,从而提高顾客满意度。满意度提升了,复购率的增加指日可待。

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04 仓库部门:信息共享及时精准

仓库部门在用传统 Excel 做出入库数据更新和动态库存时,最大的问题是需要手动更新版本再传输给采购和运营,这一流程把原本简单的信息传递工作变得繁琐,也增加了数据出错的风险。

通过石墨文档,仓库工作人员在更新产品的出入库数据时,添加采购和运营人员为表格协作者,即可实时与大家共享全部 SKU 的动态库存。这样免去了每日文件传输的动作,保障了数据的及时性和精准性。

image.png图片▲库存统计,多人实时可查

仓库的发货数据通常需要客服人员知晓,便于核对相关的数据和及时答复用户。

同理,基于石墨表格,仓库可以与客服实时共享发货明细记录。在明细表中登记发货明细,客服人员可以按照日期查看和检索订单号、物流单号和物流公司等信息,客服跟仓库的联动使得应对客户的服务效率显著提升。良好的售前售后服务体验,也是店铺的核心竞争力的组成之一。

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▲发货明细,历史记录可追溯

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05 市场部门:活动管理高效透明

一场促销活动的成功举办,要求市场、运营、设计、客服等多个部门的通力合作,也需要活动负责人实时掌握全盘信息,应对形势变化随时做出最佳决策

以做促销活动管理为例,在石墨文档,活动负责人可以通过一个表格将促销活动涉及到的所有方案统一集中展示,等同于建立了一个在线目录,方便所有参与者和管理者在一个表格上随时快速地查阅到活动相关的全部信息。

任何方案更新后都能实时同步给所有人,保障了活动期间面对较大的客流量,各部门协作有条不紊,能一致对外做出高效、积极的响应,提升顾客好感度。

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▲活动方案目录,集中展示

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▲活动方案详情,实时更新

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06 设计部门:多线任务快中有序

设计部门服务于运营和市场,每天都会接收大量的设计需求。为了避免需求混乱导致工期延误的情况出现,可以通过石墨表单去做一对多的信息收集-统计-排期

创建一个设计需求提交表单,请运营和市场部门填写设计需求。表单收集到的需求会自动关联到表格中,设计部门对照表格即可进行排期。任务完成后,可在同一个表格中附上成果链接并@提醒对方需求完成状态,也便于提交需求的人员实时得到通知。

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▲设计需求收集,自动关联表格

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石墨文档支持数据的智能化调用、便捷且细致的协同、精细化权限管理、云端数据共享,云端轻应用管理等特性,帮助电商企业建立了科学、规范的对内/外沟通模式,将工作任务化繁为简,有效提高了内/外部协作效率,让企业管理者对企业的精细化运营得心应手,进而提升企业整体运转速度和快速反应能力。




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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格,在提高数据处理效率的同时,更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面,石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。

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