从这个销售案例，了解石墨表格使用全流程
很多人印象中，石墨文档最出色之处在于其强大的协同功能。但实际上，文档作为一种数据载体，如果人们再为之配合一套完整、易用的工作流，完全可以将之前企业需要人工录入，统计、展示的工作化繁为简，从而提升员工效率，减少企业成本。
对于大多企业来说，数据收集是一个典型的分-总场景。首先从数据终端——门店人员手中收集初始数据，然后依次汇总，最后将收集的数据进行整理、筛选、分析，从而为企业决策提供参考。
对此，传统数据收集的最繁杂之处在于，数据从获取、流通、整合等各个环节由于缺乏从始至终的协同性，员工大多各自为战，很容易出现事倍功半的无效劳动，况且，数据经过人工干预，必然会「失真」，出错在所难免。
所以，我们需要一套更加高效、自动化的方案来收集数据。这时，主打高协同性的石墨文档自然就派上了用场。
比如说，现在有一家汽车经销厂商，该厂商分布在全国华北、华南、华东、华中和西南五个大区，每个大区都有若干 4S 销售门店。
每个 4S 门店的销售人员需要及时将每天的销售数据记录并提交给店长，店长再将这些数据汇总给门店所在大区的负责人，大区负责人再将这些数据汇总给全国负责人，提炼成更精细的全国数据表，并可视化呈现销售品牌、销售大区的整体情况。
可以看出，这家汽车经销厂商经常需要跨地域的收集数据，那么，通过综合使用石墨表单和表格，他们的工作流又被如何改变了呢？
01 数据录入：表单
整个工作流始于数据收集，对于每个门店销售员来说，使用传统表格填写，汇总无疑是一个噩梦。
这里的低效性体现在员工和传统表格是一对一的传播形式。每个销售人员的工作独立且隔绝，最后总要再有一个人将这些数据汇总。
人们需要一种更直接，多对一的数据收集方式，而且考虑到移动端也能快速录入，这里可以使用石墨的表单功能。
销售人员虽然还只是对手中的这份表单负责，但后续的汇总工作，都会由系统自动完成。最重要的是，收集的数据的格式可以在石墨表单中进行预设置，这样一来，销售人员填写的数据高度标准化，这也为后续的汇总、整理减少了不少压力。
4S 门店经理可以在石墨主页，点击右侧「新建」中的「表单」，创建表单。
石墨表单提供丰富的问题项类型，包括文本、单选、多选、下拉列表、评分等，同时还支持预览、二次修改、跟踪数据来源和表格视图等，能满足订单记录、批量提交、意见反馈、活动报名、登记预约等信息录入的需求。
更方便的是，各个问题都可以直接在网页端拖拽生成。
设置好问题之后，我们点击表单最右侧的「发布」按钮并复制填写链接，然后发送到如微信群、QQ 群中。
每个门店销售在表单中记录销售员、销售产品、成交数量、客户信息等。填写完表单之后，收集的信息就会自动汇总到一起。
02 数据汇总：合并工作表
销售人员提交完相应信息后，表单填写结果会自动关联到表格中。
无论是区域负责人还是全国负责人，都要做的一件事就是汇总数据。
这里以全国负责人为例。只需在新的表格中，点击「数据」，选择「合并工作表」。欢迎点击链接：
再将之前统计好的各大区工作表陆续录入，就可以得到一张汇总表。
03 数据校验：条件格式
自动化流程减少了很多人为差错，但谨慎起见，我们仍需校验录入的数据。
举个例子，4S 销售人员在录入数据时，很可能会将一些错误的车型、颜色录入进去，而这个时候就可以用到条件格式校验。
全国负责人有一份「标准商品表」，将已汇总的数据与之进行比对。
可以看到，每个不同型号、颜色的汽车都会有一个商品编号。我们可以将其与已经汇总好了的大区表格进行对比。通过条件校验公式，比如我们对品牌和颜色进行校验，和「标准商品表」中不对应的就是录入错误的数据。
比如 20 行和 23 行，可以看到录入的数据和「标准商品表」出现了偏差。
这个时候就可以告诉相关数据录入人员修正自己的数据。
04 数据整理：数组公式
使用条件公式校对完数据之后，我们可能还需要整理汇总的数据，使之以我们所期望的形式呈现。
比如，我们希望将录入的数据按时间排序，将最新成交的单子最前显示，这个时候就可以用数组公式排序。
在汇总表格中，依次点击「公式」、「自定义公式」、「SORT」。
根据相关参数规则，我们可以得到一个按日期降序的图表。
05：数据分析：数据透视表，可视化图表
当我们将录入的数据合并、校验、整理完之后，最后一步要做的就是数据分析，图表自然是非常好的选择。
简单来看，石墨中的数据图表可以分为两大类：透视表和可视化图表。
其中，透视表聚焦于汇总和统计计算，多用于决策支持、商务智能和数据仓库。
对于把握数据整体情况和走势，数据透视表非常有帮助。
比如，我们现在想知道哪个品牌的汽车销量最好，这个时候，就可以使用数据透视表。
我们先选中表格中需要展示的数据，然后点击「数据」，选择「数据透视表」：
然后选择将生成的数据透视表放在新的工作表中：
我们可以在「行」中添加「品牌」选项，再在「值」中添加「成交台数」，得到我们想要的各汽车品牌销量情况。
通过透视表，我们可以快速对表格中指定的重点指标、重点字段进行汇总分析，还可以指定汇总维度、方式和呈现形式。
如果我们想要更直观的呈现数据，比如处理数据、汇报工作时突出重点、主次分明，石墨表格提供的 18 种图表，或许会更适合。
还和刚才的数据透视表一样，我们先选中某几列需要可视化的数据，然后点击「插入」中的图表选项，这个时候再选择相应的横轴数据，图表就做好了。
在这里，我们使用汽车经销厂商管理系统演示了石墨从数据录入、汇总、校验、整理、分析的一整套数据工作流，可以满足人们日常信息收集的需求，为企业增效。
除此之外，企业还可以根据自己的需要挖掘更多石墨文档潜力，与自己的业务场景更好地结合。对于企业来说，尝试并深度学习使用石墨文档可以为企业内部的信息共享，协同办公大大提升运转效率。
近年来，面对企业组织在文档协同、数据收集、文件管理、数据安全等方面的痛点和需求，石墨文档推出了一系列强大功能。比如可以实现表格权限精细管控的锁定单元格，比如可实现企业文件留存的离职员工帐号交接，比如可以对违规复制、导出、下载等异常行为进行严密管控的内容外泄预防、文件安全预警、操作日志等功能。
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比如石墨表格的跨表格引用、合并工作表、锁定单元格，在提高数据处理效率的同时，更能实现单元格级数据安全管控。比如在数据安全方面，石墨的千人千面权限体系、离职员工帐号交接、文件外泄预警、操作日志等可实现对文件全生命周期的安全管控。
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