模板亮点

  • 简单好上手:一个项目来了,开好一个会、填好两张表,剩下全自动。
  • 任务自动提醒:高效跟进每一个里程碑的时间节点,有效避免延期。
  • 信息实时同步:各岗位实现透明协作,会议及方案能实时同步共享。
  • 管理视角看板:一表总览所有项目,各负责人、各方面进度一目了然。


使用说明

项目来了!开好一个会,填好两张表。


1、项目来了,开会!——「项目说明书」


一个项目来了,负责人召集团队开一个项目启动会,在「项目说明书」里填入项目名称、开始时间、计划完成时间等基本情况,其中的里程碑计划也和团队在这次启动会上敲定,重要任务的时间完成节点就明确下来了。


  • 项目的背景、难度评估等内容也可以填充进说明书;
  • 交付标准也明确清楚记录在说明书里,同步给整个团队。
  • 项目主要联系人的姓名和联系方式都可以记录在里面,方便随时可查。


在项目初期做好这份总策划,会议讨论之后,项目即可正式启动。


2、会议下半场:分工,安排任务!——「项目进度看板」


在前面的「项目说明书」里已经明确了关键节点的里程碑事件, 这个「项目进度看板」就是围绕里程碑事件把每个阶段的任务进行细化,每一个任务的目标、说明、开始日、完成日、负责人,都有记录,项目负责人在此表中安排任务、分配执行负责人、安排优先级等,整个项目的进度就非常可控,任务分工也非常明晰。


具体使用小方法:

  • 表格上方设置了当前日期、当前任务数、进行中任务数等实时计数,方便管理者监督进度。
  • 执行人每次更新完任务执行情况,任务所在那一行则实时自动调整单元格颜色。
  • 执行人可通过超链接形式将文档链接附到对应单元格(执行情况文档可实时修改-实时同步),方便项目负责人随时查看。
  • 若因实际情况需要增加行,对于有公式的列,需要将公式填充下拉(操作方式:选中上一单元格,下拉填充即可)。


3、这个项目所有信息?都在这里!——「项目看板」


项目的基本信息已经在第一个表「项目说明书」录入完毕;

项目的任务安排已经在第二个表「项目进度看板」录入完毕;

现在「项目看板」就可以自动化地更新和展示啦!!!


日历是会每天实时变化,自动更新;时间进度条会自动变化、预算使用比例条也会实时变化;今日启动任务、今日完结任务、超时任务都会实时自动提醒。


在「项目看板」里,负责人可实时查看项目最新情况及具体事项,包含了项目基本情况、常用文档&云盘、项目状态报告、会议纪要、日历、重要通知等。


具体使用小方法:

  • 所有字体为蓝色的表示文字附有链接,可点击快速进入。
  • 用户可在看板页查看项目基本情况,如项目剩余时间,预算花费情况等。
  • 可通过点击项目状态报告快速跳转到项目状态报告模板,并可通过“创建副本“快速生成新的模板;每次更新项目状态报告,都可将对应的sheet链接同步到看板页,方便以后查看。
  • 日历主要方便用户做便签使用,用户可通过筛选月份,查看不同月份的的日历便签,若需要记录便签,则可通过点击日历上方的月份快速跳转到对应日历页,可在此随手记录。
  • 用户可在待办事项实时看到今日需完成的事项,若要查看具体情况,可点击“事项提醒”快速跳转。


小喇叭:
掌握以上步骤,模板已经可以用起来了,
了解以下部分会使用的更好。


4、预算不超,明细不缺。——「费用报销申报」



项目实施过程中产生的所有报销费用在此记录、统计,方便追踪和核算。


5、重要会议不会开过就忘。——「会议看板」



项目启动和及实施过程中的每一个会议都可记录在会议看板」,方便回顾会议成果、同步解决方案,沉淀在此页面的会议记录也方便最后做项目总结。

  • 用户可将每次会议纪要简要信息填入本表,并可将会议纪要sheet链接附到对应“会议主题“,方便项目组成员随时查看会议详细信息
  • 可点击会议纪要快速跳转到会议纪要模板,并可通过“创建副本“快速生成新的模板,「提示:每次会议纪要可设置不同查看权限」
  • 另外也可增加“变更管理”,记录项目每一个变更信息,用户将每次变更记录摘要信息填入本表,并可将变更记录sheet链接附到对应“变更主题“,方便项目组成员随时查看会议详细信息。
  • 用户可点击项目变更申请表快速跳转到项目变更申请表模板,并可通过“创建副本“快速生成新的模板,对应审批意见、审批人签字、日期等单元格设置好权限,创建的副本会保留此权限


6、复制优点,总结失误 ——「项目总结书」


此页面是在项目完成之后进行回顾复盘使用,项目管理者可灵活调整是否有必要进行项目总结。




客户使用体验

物境(北京)建筑设计事务所

中国第一批专注养老建筑设计的知名事务所



Q1: 「“日事清”模板」能为您解决什么问题?


雷啸光我们团队使用「“日事清”模板」,是因为我们设计事务所是一个扁平的组织,工作信息需要足够透明和流动。


我们建筑事务所管理相对扁平化,没有特别垂直的树形结构,团队信息要足够的流动和共享,没有负责这个项目的同事,也能通过模板了解,通过「 “日事清”模板」看到其他人如何处理项目的问题,以后再遇到相同的问题,也会有答案,能参考经验和结论,这是我特别追求的一件事情,模板就可以解决这个问题。所以对我来讲,这套模板非常有帮助,解决了我们团队分散度的问题。


Q2: 物境使用「“日事清”模板」期间体验如何?


雷啸光:我举两个具体的例子,第 1 个是开会的方式改变了,之前是我临时安排人把投影仪连上,半小时之后,我们去会议室开会,现在是用「 “日事清”」开晨会,安排一天的工作,我们使用「 “日事清”模板」一星期了后,一共完成了 128 项工作任务,其中有很多事我突然发现是不需要之前那种开会模式的,之前开会模式效率非常低。


第 2 例子,我的合作方一开始很抵触使用新的办公产品,通过我对模板功能的描述,伙伴们觉得也很有意思,之后尝试使用,他开始往里面添加内容,现在模板里面几乎全都是合作方伙伴自己填进去的,所以整个逻辑下来,我觉得这个故事特别有意思,一上来很抵触,最后认可成还真蛮好用的,文档+模板的学习成本真的很低,很好上手。


Q2: 请问您如何评价的场景模板?


雷啸光:任何一个工作工具都必须融入到场景,否则就一点用都没有;现在的模板对于我来讲,它特别切合我的工作场景。离开了工作场景去讲产品就是耍流氓,如果你是结合工作场景去介绍产品,它的冲击力和打动人的程度,以及转化率就会一下子提升。