微澜图书馆分馆工作手册
2024年9月19日 更新
开启更多功能,提升办公效能

第一章、概述


  1. 关于本手册

本手册是供分馆理事会了解创办和运维一个图书馆所需要操办的主要事务,阅读之后可对所涉及的知识和技能留下基本印象,以后在工作中遇到问题时,可以查阅参考。


  1. 关于理事会
  1. 使命

接受馆东委托,作为分馆的治理机构,组织协调分馆的各项工作,保证分馆作为一个独立实体持续稳定地运营,达成总馆制订的运营标准,为小读者提供优质的服务。

  1. 职权
  1. 制订本馆规章制度(人事制度、财务制度、津贴标准、筹款方案等)和发展规划;
  1. 制订本馆预算,执行财务审批,控制成本;
  1. 招募馆东,或采用其他方式为本馆筹集资金;
  1. 招募、任免馆长、馆员,组建执行团队,评估执行团队绩效,保障本馆运营质量达标;
  1. 决策其他重大事务或者紧急事务。


  1. 理事会分工框架

工作模块

工作内容概述(*为必做)

需要技能(参考)

(预估)

精力投入

1. 理事长

*1)组织会议,会议记录

2)制度建设和应急响应

组织

建制

决策

2. 财务&总务模块

*1)支出、报销、记账公示

*2)购买各类办公用品、馆用耗材;

3)制定支出计划

清晰

细致

采购

**

3. 传播模块

*1)分馆月捐平台维护(至少3个月更新一次动态)

*2)开馆情况总结(至少每学期总结一次)

3)招募传播(新馆员、新馆东)

文案

沟通

4. 人力模块

*1)接待欢迎新的馆员和馆东

2)利用“成员名单功能”,了解激活人力

3)组织团建活动

沟通

细心

耐心

*

5. 开馆运营

*1)支持或担任馆长,负责日常开馆运营,具体包括:

-组织馆员日常排班;

-记录馆员反馈的馆内需求,与理事会商议回应和解决办法;

-支持馆员完成日常馆务,图书定期催还和为读者补卡等;

2)不断优化开馆流程,提升小读者和志愿者的体验

协调

组织

落实

*/***

6. 图书与活动

*1)更新图书(组织馆员成立购书小组)

2)借阅数据分析(如分班借书情况),根据数据提供购书和开馆建议

3)组织开展各类与图书馆、与阅读相关的活动

儿童阅读

教育理念

**

7. 读者模块

*学期初,根据学校提供的新名单,冻结转学生,调整班级变更,为新生开卡


一年1-2次


  1. 关于相关方


  1. 分馆与总馆
  1. 总馆是新馆筹备起始阶段的推动者,负责寻找合作学校和组建分馆的初始团队;
  1. 总馆在分馆成立之后,持续提供平台支持,并在各项工作中提供对口支持;
  1. 总馆与分馆在组织上无隶属关系,而是地位平等的合作关系,总馆以派遣代表参加理事会及制订各馆通行的规章制度向分馆施加影响,分馆通过派遣到微澜联席会议的代表参与总馆决策。


  1. 分馆与学校
  1. 学校是分馆的场地、读者、基础设施及初始图书的提供方,法理上拥有分馆产权;
  1. 学校派遣代表参加理事会,参与分馆决策,拥有对分馆决策的否决权;
  1. 学校有义务在图书馆运营的具体事务上提供协助。


  1. 分馆与公众

公众向分馆捐赠经费和人力资源,分馆运营须争取公众的持续支持


第二章、新馆筹备(新馆筹备是每个分馆一次性完成的工作,对于旧馆改制新成立的理事会来说,本章可以忽略);


  1. 新馆筹备由总馆和分馆团队合作完成。起始阶段由总馆承担,完成寻找合作学校、编制首年预算、创建初始团队、技术准备,理事会成立后,由理事会承担,理事长牵头,本节仅陈述由理事会主导的后期筹备工作。
  1. 新馆筹备工作的现场工作可以安排在周末进行,组织本地的馆东和馆员一起参加。
  1. 不同情况的分馆,所面临的筹备工作内容和难度差别较大,位置偏远会造成馆员招募的困难,原来有书的分馆与从空白开始的分馆相比,前者会多出对原有图书做筛选的任务。


分馆创建中涉及的具体工作请参考:《分馆创建手册》


第三章、分馆运营

关于已开放分馆的运营工作,参看《微澜(主办)分馆运营指南(理事版)》