这3个时间管理方法,让你的8小时≥别人的24小时

团队的效率提高离不开正确的个人时间管理方法,而繁忙的工作容易让人忽略时间管理的重要性。如果一个团队的工作进度过慢,那么很有可能是时间管理方式出了问题。所谓时间管理听起来复杂,操作却十分简单。下文里汇总了三个避免错误时间管理的方法,只要掌握它们,就能轻松提高效率。



方法一:合理排列工作先后顺序


  • 列一个工作清单

不要嫌列工作清单太麻烦,有时候工作内容越多,列一个清单反而越能提高效率。选一个让自己舒适的清单风格,可以按照工作类型分类,也可以按照工作的繁琐程度分类。日常工作需要完成的项目有大有小,特别注意要把大项目有条理地拆分成一个个小版块,分的越细,效率越高。


举例来说,将一个人的市场运营工作项目分成新媒体,PR 等部分,然后针对每个部分再进行分类。每个分类项目旁边还可以附加文件链接,让计划看起来更清晰。




  • 先去完成紧急且重要的内容

做任务时不要在清单中首先选择轻松有趣的做,而是先将任务按照紧急和重要性排序,再着手做。同样,紧急任务和重要任务仍有区别。精通时间管理的人可以平衡这两类任务并有效地分别完成。当你按照任务的紧急性排列清单时,表明你更看重他人的时间,而你按照任务的重要性排列清单时,证明你更看重自己的职业目标。



  • 避免亲自承担所有任务

不要试图包揽每一项任务,仔细查看清单,找出一些可以外包的项目或者更适合用来合作完成的任务,并分配下去。挑拣出必须亲力亲为的任务独自完成,可以加速工作效率。


举例来说,一个制作案例的大项目里,可以将其中一些小项目分配给同事或者合作完成,用协作文档列出来并 @ 需要协助完成任务的同时,省时省力。


  • 不要接受超出自己能力范围的任务

的确,很多时候接受具有挑战性的任务可以提升一个人的工作能力,但是接受完全超出自己工作能力的任务则会适得其反,甚至拉低整个团队的工作效率。首先,学会对自己完全反感的任务说不,因为如果对自己着手的任务没有热情,那么工作效率和效果都会降低。其次,学会给自己的工作设立底线,避免让他人将他们反感的任务甩给自己。最后,要清楚自己适合什么样的任务,做到完成每项任务时都保持心情愉悦,提高效率。






方法二:记录时间


  • 不要忽略时间

人们在工作中最常犯的错误就是忽略时间,因为太多时间被零散的事情占据,导致真正用于完成任务的时间变得越来越来少。为了合理利用时间,首先在办公桌上放一只表,时刻关注时间的流逝可以让一个人提高警惕,加快效率。其次,为了防止自己被不相关的事情影响,可以在电脑上锁定自己的工作内容,保证不分心。最后,最好有一份列表记录每件任务的完成时间。


举例来说,以团队为单位做一个项目进度表,标明开始时间和预计完成时间,用不同颜色标注进展状态,并制定下一步计划。


  • 了解每项任务所需时间

很多人在一周结束后都发现完成不了计划内容,因为人们缺少对每项任务所需时长的认知。在一开始就养成记录每项任务的起始时间和完成时间的习惯,可以让一个人在遇到类似任务时做出准确估时。



  • 避免多项任务同时执行

事实证明,多项任务同时执行往往效率最低。人类本来就更适应去一项接一项地做事情,所以不要认为同时着手很多事情可以节省时间。先计划,再逐步完成,是工作的基本配置。最好不要在工作时开着手机,把回复消息的任务留在另一个时间段做,保证可以专心完成一个项目。




方法三:明确目标


  • 建立目标

很多人都会给每项任务建立目标,然而中途却因为各种原因而偏离目标。这其实是一个错误时间管理行为常出现的结果。有一个强大的个人目标是时间管理的基础,目标可以以每天、每周、每月、甚至每年为单位。


举例来说,将目的和指标明确地写在计划内容里,配合表格和文件链接来分部完成计划目标。



  • 不要因小失大

经常提醒自己每项任务的目标是什么,不要被细节和别人的工作而影响。有时候追求细节的完美固然重要,但按时完成最终目标更重要。所以最好当细节部分的工作达到指标,便着手下一项工作。一个强大的计划执行力,同时也需要团队的支持,将计划列成表格,让团队监督进度,可以保证每一项任务都在规定时间内完成。


举例来说,在一份项目进度表上将每项任务分配给个人并标记状态,让团队所有人都能看到别人的工作内容和完成状态,有助于互相监督进度,提高效率。


  • 避免分心

将桌面上杂乱的物品清除干净,移除掉电脑桌面上的垃圾文件,避免周围出现所有会让自己分心的事物。不要频繁查看自己的私人邮件和社交网络,及时扔掉垃圾并清理桌面,可以关掉背景音乐让自己保持专注。






错误的时间管理会影响工作效率,在牢记以上三个方法后,打开石墨文档,启用协作工具,让时间管理变得更加轻松。



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